Vận đơn đường biển Sea Way Bill (SWB) là gì?

Trong lĩnh vực vận tải biển quốc tế, chứng từ vận tải đóng vai trò thiết yếu. Bên cạnh vận đơn đường biển (Bill of Lading) truyền thống, Sea Way Bill là một loại chứng từ ngày càng được sử dụng phổ biến nhờ khả năng tối ưu hóa tốc độ giao nhận hàng hóa.

Bài viết bên dưới của HHB Group sẽ cung cấp một phân tích chuyên sâu, từ định nghĩa, lịch sử, chức năng, quy trình nghiệp vụ đến những lợi ích và rủi ro khi sử dụng Sea Way Bill.

1. Sea Way Bill là gì?

Sea Way Bill hay còn được viết tắt là SWB, là một loại chứng từ vận tải đường biển do người chuyên chở, hãng tàu hoặc đại lý phát hành và cấp cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được giao lên tàu hoặc đã nằm dưới sự kiểm soát của người chuyên chở.

Về mặt hình thức và nội dung cơ bản, đều tương tự như Vận đơn (B/L), ghi nhận các thông tin quan trọng của lô hàng như: tên người gửi, tên người nhận, cảng xếp, cảng dỡ, mô tả hàng hóa, và điều kiện vận chuyển.

Tuy nhiên, điểm khác biệt căn bản và quan trọng nhất nằm ở chức năng pháp lý của nó. Sea Way Bill là chứng từ chứng minh hợp đồng vận chuyển và là biên nhận giao hàng, nhưng không có chức năng là chứng từ sở hữu hàng hóa.

2. Lịch sử ra đời của Sea Way Bill

Sea Way Bill xuất hiện từ nhu cầu rút ngắn thời gian giao nhận hàng hóa trong bối cảnh thương mại quốc tế tăng trưởng mạnh. Trước đây, vận đơn truyền thống được sử dụng như một chứng từ sở hữu, yêu cầu người nhận phải xuất trình bản gốc để nhận hàng. Khi bộ chứng từ gốc được gửi qua ngân hàng hoặc chuyển phát nhanh đến chậm hơn tàu biển, doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình trạng hàng đến trước chứng từ. Điều này dẫn đến các chi phí phát sinh tại cảng như lưu container và lưu bãi.

Để khắc phục điểm hạn chế đó, Sea Way Bill được phát triển như một hình thức vận tải giải phóng nhanh (express release). Với SWB, người nhận hàng không cần bản gốc để lấy hàng. Khi tàu cập cảng, dữ liệu điện tử mà hãng tàu cung cấp đã đủ điều kiện để cảng giao hàng cho đúng người được chỉ định.

3. Chức năng của Sea Way Bill trong vận tải biển

Theo thông lệ quốc tế, vận đơn đường biển truyền thống có ba chức năng pháp lý quan trọng và Sea Way Bill chỉ thực hiện hai trong số đó. Sự khác biệt này sẽ quyết định cách doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với từng phương thức giao dịch.

3.1. Là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển

Sea Way Bill thể hiện rõ sự tồn tại của hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và người chuyên chở. Tài liệu này ghi nhận trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ cảng đi đến cảng đến theo những điều kiện đã thống nhất. Đây là cơ sở để giải quyết các vấn đề liên quan đến trách nhiệm vận tải nếu xảy ra tranh chấp.

3.2. Là biên nhận giao hàng

SWB xác nhận rằng người chuyên chở đã tiếp nhận hàng hóa với số lượng và tình trạng đúng như đã được mô tả. Tại thời điểm hàng lên tàu, trách nhiệm đối với hàng hóa chuyển từ người gửi hàng sang hãng tàu. Chức năng này tương tự vận đơn truyền thống và là căn cứ quan trọng khi giải quyết khiếu nại về tổn thất hoặc hư hỏng hàng hóa.

3.3. Không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa

Đây là đặc điểm then chốt tạo sự khác biệt giữa Sea Way Bill và vận đơn truyền thống. SWB là chứng từ không chuyển nhượng, không thể dùng để định đoạt quyền sở hữu hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Và chứa một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ghi rõ người nhận hàng: Sea Way Bill chỉ định rõ người nhận. Cảng và hãng tàu sẽ giao hàng trực tiếp cho đúng đối tượng đã được nêu tên.
• Không cần bản gốc để nhận hàng: Người nhận hàng chỉ cần chứng minh mình là bên được chỉ định. Việc xuất trình bản gốc không còn là điều kiện bắt buộc, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí truyền chứng từ.
• Người gửi hàng không kiểm soát được hàng hóa sau khi giao cho tàu: Do không có chức năng chuyển nhượng, người gửi hàng không thể cầm cố, bán lại hoặc thay đổi người nhận trong quá trình vận chuyển. Quyền định đoạt hàng hóa gần như chấm dứt khi lô hàng được bàn giao cho người chuyên chở.

3. Khi nào nên sử dụng SWB trong thanh toán

Do tính chất không kiểm soát được hàng hóa sau khi phát hành, Sea Way Bill không phải là lựa chọn phù hợp cho mọi phương thức thanh toán.

3.1. Phương thức thanh toán không phù hợp với Sea Way Bill

Thư tín dụng (L/C): Hầu hết các ngân hàng không chấp nhận Sea Way Bill khi thanh toán bằng L/C. Lý do là vì L/C yêu cầu chứng từ sở hữu hay còn gọi là vận đơn gốc, để ngân hàng có thể kiểm soát lô hàng và đảm bảo rằng người nhập khẩu chỉ nhận hàng sau khi đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán hoặc bảo lãnh. Việc sử dụng SWB làm mất đi công cụ bảo vệ rủi ro của ngân hàng.

3.2. Phương thức thanh toán phù hợp với Sea Way Bill

SWB được khuyến nghị sử dụng khi rủi ro thanh toán được giảm thiểu tối đa, thường áp dụng cho các trường hợp sau:

• Quan hệ đối tác tin cậy: Giao dịch giữa công ty mẹ và công ty con, giữa các chi nhánh, hoặc giữa các đối tác có lịch sử thương mại lâu dài và uy tín.
• Thanh toán trả trước (T/T): Người nhập khẩu đã thanh toán toàn bộ hoặc phần lớn giá trị lô hàng trước khi hàng được xếp lên tàu.
• Thanh toán mở (Open Account): Hai bên thỏa thuận thanh toán sau khi nhận hàng, dựa trên sự tin tưởng tuyệt đối.
• Hàng mẫu hoặc lô hàng giá trị nhỏ: Những lô hàng không cần thủ tục kiểm soát nghiêm ngặt.
• Thương mại trong khu vực hoặc các tuyến vận tải ngắn: Các tuyến vận tải ngắn mà tốc độ tàu nhanh hơn tốc độ chuyển phát chứng từ.

4. Quy trình sử dụng Sea Way Bill

Quy trình sử dụng Sea Way Bill được thiết kế đơn giản và tốc hành hơn so với việc sử dụng vận đơn gốc:

Bước 1: Yêu cầu phát hành Sea Way Bill

Người xuất khẩu giao hàng cho hãng tàu hoặc đại lý và đề nghị sử dụng Sea Way Bill. Thông tin này cần được thể hiện rõ trong hướng dẫn gửi hàng để hãng tàu phát hành đúng loại chứng từ.

Bước 2: Hãng tàu phát hành và gửi Sea Way Bill

Hãng tàu phát hành Sea Way Bill và gửi cho người xuất khẩu dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử tùy theo quy trình của hãng. Tài liệu này được dùng như biên nhận hàng hóa và là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển, nhưng không mang giá trị chuyển nhượng. Người xuất khẩu kiểm tra nội dung để bảo đảm độ chính xác của thông tin lô hàng.

Bước 3: Thông báo Express Release điện tử

Sau khi tàu rời cảng xếp, văn phòng hãng tàu tại đầu xuất cập nhật trạng thái express release trên hệ thống nội bộ. Thông tin này được chuyển đến văn phòng tại cảng đích, xác nhận rằng lô hàng sử dụng Sea Way Bill và có thể được giao cho người nhận ngay khi tàu đến. Đây là bước then chốt giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ chứng từ.

Bước 4: Người xuất khẩu gửi bộ chứng từ thương mại

Người xuất khẩu gửi các chứng từ thương mại liên quan đến lô hàng cho người nhập khẩu thông qua email hoặc nền tảng trao đổi dữ liệu. Các chứng từ này chỉ mang tính cung cấp thông tin để hỗ trợ khai báo hải quan, không nhằm chuyển quyền sở hữu như đối với vận đơn gốc.

Bước 5: Người nhập khẩu đến nhận hàng

Khi hàng đến cảng đích, người nhập khẩu chỉ cần đến văn phòng hãng tàu hoặc đại lý, xuất trình các giấy tờ chứng minh mình là người nhận hàng hợp pháp và hoàn tất các thủ tục hải quan, phí địa phương để nhận hàng. Toàn bộ quy trình nhận hàng không cần nộp lại chứng từ gốc.

5. Lợi ích và rủi ro khi sử dụng Sea Way Bill

Việc sử dụng Sea Way Bill mang lại những ưu điểm lớn về tốc độ nhưng đồng thời đi kèm với rủi ro nhất định mà người xuất khẩu cần phải cân nhắc kỹ lưỡng.

5.1. Lợi ích khi sử dụng SWB

• Tăng tốc độ giao nhận hàng: Lợi ích nổi bật nhất là khả năng giải phóng hàng ngay khi tàu đến. Người nhận không phải chờ bộ chứng từ gốc nên tránh được các khoản phí phát sinh như lưu container và lưu bãi.
• Đơn giản hóa thủ tục chứng từ: Giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc chứng từ gốc, ngoài ra người xuất khẩu cũng không cần thực hiện các bước gửi chứng từ qua dịch vụ chuyển phát nhanh, giúp quy trình vận chuyển trở nên gọn nhẹ và thuận tiện hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Chi phí phát hành Sea Way Bill thường thấp hơn so với vận đơn gốc. Một số hãng tàu chỉ thu phí rất nhỏ hoặc miễn phí hoàn toàn.
• Phù hợp với chuỗi cung ứng nội bộ: Được sử dụng rộng rãi trong các tập đoàn đa quốc gia giao hàng giữa các chi nhánh hoặc công ty con.

5.2. Rủi ro khi sử dụng SWB

• Mất quyền kiểm soát hàng hóa: Đây là rủi ro quan trọng nhất đối với người xuất khẩu. Vì SWB không mang chức năng chứng từ sở hữu, hàng hóa được coi là đã sẵn sàng giao cho người nhận ngay sau khi được hãng tàu phát hành. Người xuất khẩu không thể yêu cầu giữ hàng tại cảng đích nếu người nhập khẩu chậm thanh toán hoặc vi phạm hợp đồng.
• Không phù hợp với L/C: Phần lớn ngân hàng không chấp nhận Sea Way Bill trong giao dịch bằng thư tín dụng do không bảo đảm khả năng kiểm soát hàng hóa.
• Không thể chuyển nhượng: Do không có chức năng chuyển quyền sở hữu, người nhập khẩu không thể bán lại hàng hóa cho bên thứ ba trong quá trình vận chuyển.
• Hạn chế tại một số quốc gia: Một số quốc gia, đặc biệt ở Trung Đông và Nam Á, vẫn giữ quy định chặt chẽ, không chấp nhận hoặc hạn chế sử dụng Sea Way Bill. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định của quốc gia nhập khẩu để tránh rủi ro bị từ chối giao hàng.

Sea Way Bill là giải pháp tối ưu cho các giao dịch cần tốc độ giao nhận nhanh, chi phí thấp và không quá chú trọng vào việc kiểm soát quyền sở hữu. Nó đặc biệt phù hợp với các đối tác có độ tin cậy cao hoặc những lô hàng đã được thanh toán trước. Để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ mức độ tin cậy của đối tác, giá trị hàng hóa và phương thức thanh toán, đồng thời áp dụng các biện pháp bảo đảm thanh toán vững chắc khác nhằm hạn chế rủi ro mất mát hàng hóa.

Khi được áp dụng đúng điều kiện, Sea Way Bill giúp giảm chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng và tối ưu quy trình logistics. Vì vậy, việc lựa chọn giữa SWB và vận đơn truyền thống cần cân nhắc giữa nhu cầu về tốc độ giao nhận và mức độ rủi ro thanh toán của từng giao dịch.