Quy trình 7 bước giao nhận hàng hóa nhập khẩu

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, để biết một lô hàng có nhập khẩu thành công hay không phụ thuộc hơn 90% vào việc nắm rõ các bước thủ tục. Dù là giao nhận hàng hóa qua đường biển, đường bộ hay đường hàng không thì đều tuân theo một quy trình chặt chẽ. Trong bài viết dưới đây, HHB Group sẽ hệ thống hóa toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu thành 7 bước trọng tâm và dễ hiểu nhất đảm bảo doanh nghiệp có thể áp dụng trong thực tế.

1. Tổng quan về quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu

Kinh doanh xuất nhập khẩu không chỉ dừng lại ở việc mua bán hàng hóa xuyên biên giới mà còn là sự vận hành của cả một chuỗi cung ứng phức tạp. Trong đó, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu là mắt xích quan trọng, quyết định tiến độ, tính tuân thủ và hiệu quả chi phí của mỗi lô hàng.

Đặc biệt, vận chuyển đường biển vẫn là phương thức chủ đạo trong hoạt động nhập khẩu nhờ tính ổn định, chi phí tối ưu và khả năng đáp ứng khối lượng lớn. Vì vậy, trong nội dung dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày đầy đủ các bước nhập khẩu hàng hóa bằng đường này nhé.

2. 7 quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển

Bước 1: Chuẩn bị pháp lý và xác nhận thanh toán

Đây là giai đoạn nền tảng, đảm bảo tính hợp pháp và khả năng thực hiện của giao dịch. Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra xem mặt hàng nhập khẩu có phải xin giấy phép hay không. Nếu thuộc nhóm quản lý chuyên ngành như thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế hoặc hàng phải kiểm dịch, bạn phải xin giấy phép từ cơ quan nhà nước trước khi hàng về.

Song song đó, doanh nghiệp cần làm việc lại với nhà cung cấp để xác nhận các điều khoản thanh toán và liên hệ ngân hàng để mở thư tín dụng L/C hoặc thực hiện hình thức thanh toán T/T. Khi ngân hàng chấp thuận thanh toán, giao dịch mới có thể tiếp tục và nhà cung cấp mới tiến hành gửi hàng.

Bước 2: Quản lý vận tải và mua bảo hiểu hàng hóa

Sau khi hoàn tất hợp đồng và thanh toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch vận chuyển.

Thuê tàu/đặt chỗ vận chuyển: Tùy theo điều kiện Incoterms, doanh nghiệp có thể phải tự liên hệ hãng tàu hoặc nhờ đơn vị giao nhận (FWD) đặt chỗ cho lô hàng. Việc này giúp xác định lịch tàu, loại container và thời gian lấy hàng và trả hàng.

Mua bảo hiểm hàng hóa: Đây là bước quan trọng để giảm rủi ro trong quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp cần mua bảo hiểm theo phạm vi đã thỏa thuận nhằm bảo vệ hàng hóa khi xảy ra mất mát hoặc hư hỏng.

Bước 3: Tiếp nhận bộ hồ sơ và thông tin hàng cập cảng

Khi hàng sắp cập cảng, doanh nghiệp cần chủ động nhận thông tin và hoàn thiện chứng từ để kịp thời làm thủ tục.

Tiếp nhận bộ chứng từ: Nhân viên xuất nhập khẩu nhận đầy đủ chứng từ từ nhà cung cấp hoặc từ ngân hàng, bao gồm vận đơn (Bill of Lading – B/L), hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các chứng từ bắt buộc khác.

Nhận giấy thông báo hàng đến: Hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận sẽ phát hành giấy thông báo hàng đến và gửi cho người nhập khẩu. Đây là căn cứ để chuẩn bị thủ tục nhận hàng tại cảng.

Bước 4: Khai báo hải quan và hoàn thành thủ tục pháp lý

Đây là bước quan trọng và có tính pháp lý cao vì làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan. Nhân viên phụ trách sẽ thực hiện khai báo điện tử và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo loại hình nhập khẩu: nhập kinh doanh, tạm nhập tái xuất, gia công…

Tiếp đến cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu lô hàng vào luồng vàng hoặc đỏ, doanh nghiệp cần phối hợp để kiểm tra chi tiết, thậm chí mở container để kiểm hóa. Sau đó, doanh nghiệp phải tính và nộp các loại thuế theo quy định như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thực hiện các thủ tục miễn hoặc giảm thuế nếu thuộc diện được áp dụng.

Bước 5: Nhận hàng tại cảng và kiểm tra thực tế

Sau khi thông quan, doanh nghiệp bắt đầu làm thủ tục nhận hàng bằng cách đến hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển để lấy lệnh giao hàng. Đây là giấy tờ bắt buộc để cảng cho phép lấy container ra ngoài. Song song đó, bộ phận vận tải tiến hành điều phối xe đầu kéo vào cảng theo đúng lịch hẹn để kéo container về kho hoặc điểm dỡ hàng.

Khi container được đưa ra khỏi cảng hoặc đã về đến kho, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra ban đầu nhằm đảm bảo hàng hóa được bàn giao đúng tình trạng. Các nội dung kiểm tra bao gồm số lượng, niêm phong container, tình trạng bao bì và dấu hiệu hư hỏng bên ngoài. Việc kiểm tra sớm giúp phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh để có cơ sở làm việc với hãng tàu hoặc bảo hiểm nếu cần.

Bước 6: Giám định chất lượng và hoàn tất thủ tục

Khi hàng đã được đưa về kho, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra chuyên sâu để đánh giá chất lượng và mức độ phù hợp của hàng hóa. Việc giám định này giúp đối chiếu hàng thực tế với hợp đồng, các tiêu chuẩn kỹ thuật và bộ chứng từ, từ đó kịp thời phát hiện sai lệch về chất lượng, quy cách hoặc số lượng nếu có.

Song song với quá trình kiểm tra, doanh nghiệp cần hoàn tất toàn bộ thủ tục liên quan như hồ sơ thuế, giấy phép hạn ngạch hoặc các chứng từ tài chính khác. Đây là bước cuối cùng để đảm bảo lô hàng được xử lý đúng quy định và đủ điều kiện đưa vào lưu thông hoặc sản xuất.

Bước 7: Xử lý khiếu nại (nếu có) và lưu trữ hồ sơ

Nếu doanh nghiệp phát hiện sai lệch về số lượng, chất lượng hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển hay giao nhận, cần nhanh chóng lập hồ sơ khiếu nại để làm việc với nhà cung cấp, hãng tàu hoặc đơn vị bảo hiểm. Việc chuẩn bị hồ sơ phải kèm đầy đủ bằng chứng như biên bản kiểm đếm, hình ảnh, video, chứng thư giám định hoặc các tài liệu liên quan nhằm đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Sau khi vấn đề đã được xử lý hoặc xác nhận, doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ chứng từ của lô hàng, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, tờ khai hải quan và các tài liệu phát sinh. Việc lưu trữ đầy đủ giúp phục vụ kiểm tra, đối chiếu, quyết toán và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các giao dịch sau này.

3. Những vị trí tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Để quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, cần sự phối hợp chuyên nghiệp của nhiều vị trí khác nhau trong chuỗi cung ứng:

• Nhân viên khai báo hải quan và xử lý thuế: Đóng vai trò trực tiếp làm việc với cơ quan nhà nước để xử lý thủ tục thông quan. Nhân viên thường xuyên phải xuống cảng làm việc với hải quan, đồng thời tư vấn miễn giảm thuế, xin giấy phép và hạn ngạch cho khách hàng. Vị trí này đòi hỏi kinh nghiệm, sự cẩn trọng và khả năng giao tiếp tốt với cơ quan chức năng.
• Nhân viên xuất nhập khẩu: Đây là vị trí tổng hợp, giữ vai trò điều phối toàn bộ quy trình của một lô hàng. Nhân viên XNK chịu trách nhiệm liên lạc và đàm phán điều khoản hợp đồng, quản lý đơn hàng, theo dõi tiến độ nhập – xuất, hoàn thiện bộ chứng từ, thực hiện thanh toán và lên kế hoạch vận chuyển phù hợp.
• Nhân viên phòng chứng từ tại công ty giao nhận hoặc hãng tàu: Công việc thiên về văn phòng, đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cao. Nhân viên phụ trách nhập và xử lý chứng từ hàng xuất – nhập như bill tàu, giấy báo hàng đến và các tài liệu liên quan. Áp lực không quá lớn nhưng cần sự cẩn trọng tuyệt đối.
• Nhân viên điều hành vận tải tại cảng hoặc hãng tàu: Đảm nhiệm việc quản lý và điều phối hoạt động tại cảng. Nhiệm vụ gồm duyệt lệnh cấp container, sắp xếp lịch trình, dự báo thời gian tàu chạy – tàu cập và xử lý việc đưa hàng lên tàu hoặc cắt hàng khi cần. Công việc theo ca và yêu cầu khả năng xử lý linh hoạt.
• Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu: Thường làm tại các công ty mua bán hàng hóa quốc tế, nhiệm vụ là tìm kiếm khách hàng, bán hàng và tạo lợi nhuận. Vị trí này cần ngoại ngữ tốt và khả năng bán hàng; đôi khi kiêm luôn việc đặt chỗ tàu và nhận hoa hồng theo doanh số.
• Nhân viên sale logistics: Tập trung bán các dịch vụ logistics trọn gói. Nhiệm vụ gồm xác định lợi thế của công ty, phân loại nhóm khách hàng theo từng nhu cầu như hàng nguyên container, hàng lẻ hoặc khách hàng nước ngoài.
• Nhân viên kinh doanh hãng tàu: Chuyên bán chỗ trên tàu và dịch vụ vận chuyển. Công việc gồm xin và chào giá cước, hỗ trợ khách hàng là công ty giao nhận hoặc chủ hàng, đồng thời xử lý các vấn đề liên quan đến container rỗng và chứng từ.

4. Những rủi ro thường gặp trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu và cách phòng tránh

Dù đã có quy trình cụ thể, thực tế hoạt động nhập khẩu vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm hoặc kiểm soát chưa chặt chẽ. Dưới đây là các lỗi thường gặp nhất và cách xử lý để tránh thiệt hại cho doanh nghiệp.

4.1. Rủi ro về chứng từ

Một sai sót nhỏ trong chứng từ có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí lớn như phí lưu container, lưu bãi. Lý do thường gặp có thể là do sai số lượng trên hóa đơn, thiếu dấu xác nhận, sai số vận đơn, thiếu giấy phép chuyên ngành. Cách phòng tránh:

• Kiểm tra chéo chứng từ ngay khi nhận từ nhà cung cấp.
• Yêu cầu sửa đổi sớm, không đợi đến khi hàng đã cập cảng.
• Thiết lập checklist chuẩn cho từng loại mặt hàng.

4.2. Rủi ro trong vận chuyển và cảng biển

Hàng hóa có thể bị hư hỏng, ướt, móp méo hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển hoặc xếp dỡ. Nguyên nhân do thời tiết xấu, thao tác nâng hạ không cẩn thận, container xuống cấp, hàng sắp xếp không đúng kỹ thuật.  Cách phòng tránh:

• Mua bảo hiểm với phạm vi phù hợp.
• Kiểm tra container rỗng trước khi đóng hàng.
• Ghi nhận hiện trạng bằng hình ảnh hoặc video.

4.3. Rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự tính

Cước tàu, phí local charge hoặc các phí tại cảng có thể thay đổi theo thời điểm, khiến doanh nghiệp vượt ngân sách. Cách phòng tránh:

• Chốt trước phí dịch vụ bằng hợp đồng hoặc email xác nhận.
• So sánh báo giá giữa nhiều hãng tàu và đơn vị giao nhận.
• Theo dõi lịch tàu để tránh phát sinh phí lưu bãi do đến muộn.

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tuy gồm nhiều bước nhưng khi được nắm vững và triển khai đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tiến độ, tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro phát sinh. Mỗi mắt xích, từ chuẩn bị pháp lý, làm việc với hãng tàu, xử lý chứng từ cho đến thông quan và kiểm tra hàng hóa đều có vai trò quan trọng và cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, việc đầu tư vào kiến thức về logistics, hải quan và quản trị rủi ro sẽ là lợi thế lớn giúp doanh nghiệp vận hành hoạt động nhập khẩu hiệu quả, bền vững hơn. Hy vọng quy trình 7 bước được hệ thống hóa trong bài viết sẽ trở thành tài liệu tham khảo hữu ích, hỗ trợ bạn và doanh nghiệp tự tin triển khai các lô hàng trong thực tế.

Xem thêm bài viết khác:

• Có những bộ chứng từ nào trong thanh toán quốc tế?
• CO là gì? Phân loại C/O, đặc điểm, các lưu ý quan trọng
• Thanh toán quốc tế là gì? Các hình thức thanh toán quốc tế
• Nhập khẩu là gì? Phân biệt các loại hình nhập khẩu