Quy trình 11 bước nhập khẩu hàng hóa qua đường biển

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng mở rộng, quy trình nhập khẩu đường biển đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ từng bước để tối ưu thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực logistics và dịch vụ hải quan, HHB Group giới thiệu quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển được chuẩn hóa thành 14 bước ngắn gọn, dễ áp dụng và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

Từ khâu xin giấy phép, đặt chỗ tàu, theo dõi chứng từ cho đến thông quan, nhận hàng và xử lý khiếu nại, HHB Group luôn đồng hành cùng khách hàng nhằm đảm bảo mỗi lô hàng được vận hành trơn tru – minh bạch – hiệu quả:

Bước 1: Xin giấy phép (nếu có).

Khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, việc xin giấy phép nhập khẩu là bước bắt buộc đối với những mặt hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để thực hiện hợp đồng nhập khẩu hợp pháp và đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi.

Các quốc gia hiện nay quản lý nhập khẩu chặt chẽ nhằm bảo vệ nền kinh tế, an toàn kỹ thuật và chất lượng sản phẩm. Việc này vừa tạo ra rào cản kinh tế (thuế quan, phí nhập khẩu) vừa là rào cản kỹ thuật (tiêu chuẩn chất lượng, an toàn, chứng nhận).

Do đó, doanh nghiệp cần rà soát kỹ hồ sơ trước khi xin phép, bao gồm: loại hàng hóa, chứng nhận liên quan, hạn mức và điều kiện nhập khẩu. Những mặt hàng như dược phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế hay trang thiết bị quân sự đặc biệt cần tuân thủ nghiêm ngặt.

Bước 2: Xác nhận thanh toán.

Sau khi ký hợp đồng và xin giấy phép nhập khẩu, nhà nhập khẩu cần thực hiện việc xác nhận thanh toán để đảm bảo hợp đồng có cơ sở pháp lý và lô hàng được xử lý đúng tiến độ. Có nhiều phương thức thanh toán phổ biến, mỗi phương thức đều có ưu – nhược điểm và yêu cầu nghiệp vụ riêng:

• Tiền mặt, séc: Cần xác minh nhân thân người nhận, kiểm tra chứng từ hàng hóa và thực hiện các thủ tục chi tiền đúng quy định.
• Chuyển khoản ngân hàng: Điền lệnh chuyển tiền kèm hợp đồng và hồ sơ thanh toán, nhận xác nhận từ ngân hàng.
• Điện chuyển tiền: Phí thấp nhưng rủi ro cao; nên cân nhắc việc thanh toán trước (đặt cọc hoặc tiền hàng).
• Nhờ thu: Lợi cho nhà nhập khẩu nhưng cần uy tín, khả năng tài chính tốt; thanh toán ngay mới nhận chứng từ gốc.
• Thư tín dụng (L/C): Phương thức an toàn nhất, bảo vệ quyền lợi cả hai bên; cần lập hồ sơ xin mở L/C kèm hợp đồng, thanh toán phí L/C và thông báo cho đối tác.

Sau khi xác nhận thanh toán, bước tiếp theo là đôn đốc nhà xuất khẩu thực hiện hợp đồng để đảm bảo tiến độ và chất lượng lô hàng.

Bước 3: Đẩy nhanh thực hiện hợp đồng.

Ở bước này, nhà nhập khẩu theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng từ phía nhà xuất khẩu và yêu cầu báo cáo định kỳ. Việc kiểm soát đều đặn giúp đảm bảo lô hàng được chuẩn bị đúng thời gian, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong giao dịch.

Cần lưu ý tránh gây áp lực quá mức, nhất là khi phát sinh vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng. Sau khi tiến độ hợp đồng được xác nhận, bước tiếp theo là thuê tàu (nếu có) để vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

Bước 4: Thuê tàu/booking.

Khi nhập khẩu bằng đường biển, nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm thuê tàu hoặc đặt booking theo điều kiện Incoterms 2020:

• Nhóm E: thuê forwarder vận chuyển từ kho người bán.
• Nhóm F: thuê forwarder lấy booking cho nhà xuất khẩu.
• Nhóm C: làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng.
• Nhóm D: chỉ thực hiện thủ tục hải quan (trừ DDP).

Nhà nhập khẩu phải phối hợp với nhà xuất khẩu về thông tin tàu: tên tàu, số chuyến, ngày dự kiến đến/khởi hành, để nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng. Việc chỉ định tàu gồm: lập thông báo chỉ định (kèm thông tin liên hệ hãng tàu/đại lý), theo dõi liên hệ giữa nhà xuất khẩu và hãng tàu, và thanh toán cước phí theo yêu cầu. Sau khi thuê tàu và chỉ định chuyến, nhà nhập khẩu cần xem xét việc mua bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ lô hàng trong quá trình vận chuyển.

Bước 5: Mua bảo hiểm (nếu cần).

Sau khi thuê tàu và chỉ định chuyến, nhà nhập khẩu có thể lựa chọn mua bảo hiểm để bảo vệ lô hàng trong quá trình vận chuyển. Khi bên nhập khẩu trực tiếp mua bảo hiểm, việc lựa chọn loại hình bảo hiểm không nhất thiết quá chặt chẽ và quyền lợi được hưởng sẽ trực tiếp thuộc về người mua.

Khác với trường hợp bên xuất khẩu mua bảo hiểm, nhà nhập khẩu không phải xuất trình chứng từ cho ngân hàng, đồng thời việc yêu cầu bồi thường cũng thực hiện ngay tại quốc gia nhập khẩu, giúp quy trình thuận tiện và minh bạch hơn. Sau khi hoàn tất mua bảo hiểm, bước tiếp theo là chấp nhận thanh toán tiền hàng (nếu còn tồn đọng theo hợp đồng).

Bước 6: Chấp nhận thanh toán hàng (nếu có).

Nghiệp vụ này chủ yếu áp dụng cho các phương thức nhờ thu kèm chứng từ và thư tín dụng (L/C), nhằm đảm bảo nhà nhập khẩu nhận hàng đúng tiến độ, đồng thời hạn chế rủi ro tài chính và pháp lý. Trong quá trình vận chuyển bằng đường biển, hàng hóa có thể đã về cảng khi chứng từ đang được xử lý, do đó thực hiện đúng quy trình là rất quan trọng để tránh phát sinh chi phí lưu bãi, phí phạt hoặc chậm trễ giao hàng.

Quy trình thực hiện chi tiết:

Bước 1: Tập hợp và kiểm tra chứng từ
Nhà nhập khẩu nhận chứng từ từ bên xuất khẩu, bao gồm vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và các giấy tờ liên quan. Tại bước này, cần kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và phù hợp với hợp đồng, đồng thời đối chiếu các thông tin quan trọng như số lượng, mô tả hàng hóa, điều kiện giao nhận.

Bước 2: Gửi chứng từ cho ngân hàng và theo dõi
Chứng từ được chuyển cho ngân hàng để khống chế, đặc biệt với L/C, ngân hàng sẽ yêu cầu ký hậu vận đơn hoặc xác nhận chứng từ trước khi giao hàng. Nhà nhập khẩu cần theo dõi tiến trình xử lý, đối chiếu chứng từ, đồng thời chủ động liên hệ với ngân hàng hoặc bên xuất khẩu nếu phát hiện sai sót, kịp thời làm công văn xin chấp nhận điều chỉnh khi cần.

Bước 3: Thực hiện thanh toán và nhận chứng từ
Sau khi chứng từ được ngân hàng chấp nhận, nhà nhập khẩu tiến hành thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán theo điều khoản hợp đồng. Khi hoàn tất, bộ chứng từ đã ký hậu sẽ được nhận để sử dụng trong việc thông quan và nhận hàng tại cảng.

Việc thực hiện các bước trên đúng thời gian là yếu tố then chốt, vì bất kỳ chậm trễ nào trong xử lý chứng từ cũng có thể dẫn đến việc hàng hóa phải lưu bãi dài ngày, tăng chi phí và ảnh hưởng tiến độ kinh doanh. Sau khi hoàn tất thanh toán và nhận chứng từ, bước tiếp theo là theo dõi tiến trình đóng hàng và kiểm tra chứng từ (Bước 7), nhằm đảm bảo lô hàng đã sẵn sàng cho việc vận chuyển.

Bước 7: Theo dõi đóng hàng & chứng từ.

Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu áp dụng cho tất cả các loại hình: hàng kinh doanh, hàng tạm nhập tái xuất, nhập quá cảnh, hay hàng gia công. Quy trình khai báo tương tự như hàng xuất khẩu nhưng phức tạp hơn do yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn.

Các điểm cần lưu ý:

• Kê khai chính xác mã số hàng hóa và mức thuế: Sai sót có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc bị quy vào gian lận thuế.
• Tra cứu thuế suất nhập khẩu: Hàng nhập khẩu có nhiều mức thuế khác nhau theo xuất xứ, khác với hàng xuất khẩu thường 0%.
• Giải phóng hàng sớm và xin nợ chứng từ: Có thể làm công văn xin hải quan giải phóng hàng trong khi hoàn tất thủ tục.
• Giải trình khi có bất thường: Hải quan có quyền yêu cầu giải trình về giá trị hoặc số lượng hàng sau khi thông quan.

Quy trình tra cứu và khai báo thuế nhập khẩu:

1. Cập nhật thông tin biểu thuế và mức thuế suất hiện hành.
2. Tra cứu mã số hàng hóa và áp dụng mức thuế phù hợp.
3. Kê khai đầy đủ các loại thuế theo quy định pháp luật: thuế nhập khẩu, thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, bước tiếp theo là nhận hàng tại cảng (Bước 8).

Bước 8: Nhận hàng,

Việc nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển phụ thuộc vào hình thức gửi hàng của nhà xuất khẩu và vị trí lưu kho, bao gồm các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hàng lưu kho tại cảng

• Cung cấp bản lược khai hàng và sơ đồ xếp hàng cho các bộ phận bốc xếp.
• Kiểm tra tình trạng hầm tàu với đại diện hãng tàu và cảng, lập biên bản nếu có vấn đề, mời cơ quan giám định khi cần.
• Dỡ hàng, vận chuyển về kho, lập bản kiểm kê (tally sheet), đối chiếu và ký xác nhận sau mỗi ca.
• Kết toán nhận hàng với hãng tàu (ROROC), lập giấy chứng nhận hàng hỏng (COR) hoặc biên bản hàng thiếu (CSC) nếu cần.
• Nhận hàng từ cảng dựa trên vận đơn gốc và lệnh giao hàng (D/O), thanh toán phí lưu kho, xếp dỡ, và gửi thông tin về kho vận để xuất hàng về kho nhà nhập khẩu.

Trường hợp 2: Hàng không lưu kho, theo chuyến tàu

• Gửi vận đơn và lệnh giao hàng để đối chiếu với bản khai.
• Lập hóa đơn cước, tiến hành bốc xếp và ký biên bản xác nhận số lượng, tình trạng hàng.

Trường hợp 3: Hàng nguyên công

• Mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng.
• Kiểm tại kho riêng hoặc cảng cạn, trình chứng từ và lệnh giao hàng để xác nhận.
• Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng về kho của nhà nhập khẩu.

Trường hợp 4: Hàng lẻ (consolidated cargo)

• Mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom đến hãng tàu/đại lý để lấy lệnh giao hàng.
• Thanh toán phí rút công, kiểm hóa tại bãi lưu giữ hàng, xác nhận lệnh giao hàng tại văn phòng quản lý tàu.
• Nhận hàng tại địa điểm rút công (CFS) và vận chuyển về kho.

Nhìn chung, nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu diễn ra đồng thời với thủ tục thông quan. Nhà nhập khẩu cần hoàn tất các thủ tục hải quan trước khi lấy hàng, ưu tiên nhận hàng sớm trong giờ làm việc để tránh chi phí ngoài giờ, cước phí lưu bãi và khó khăn trong kiểm đếm.

Bước 9: Kiểm tra hàng hoá

Nghiệp vụ kiểm tra hàng nhập khẩu thường diễn ra song song với việc nhận hàng và đặc biệt quan trọng khi có quy định về kiểm định hàng tại cảng đến. Việc kiểm tra giúp đảm bảo số lượng, chất lượng, và tình trạng hàng hóa phù hợp với hợp đồng và chứng từ đi kèm.

Quy trình kiểm tra hàng nhập khẩu gồm:

1. Liên hệ và mời cơ quan giám định nếu hàng hóa yêu cầu kiểm định bắt buộc.
2. Tổ chức kiểm tra hàng hóa, có thể kiểm tra đại diện hoặc kiểm tra toàn bộ lô hàng tùy theo yêu cầu.
3. Lập biên bản kiểm định và ký xác nhận bởi các bên liên quan.
4. Thanh toán cước phí kiểm định và nhận giấy chứng nhận kiểm định (nếu có).

Lưu ý quan trọng ở bước này:

• Nhà nhập khẩu có thể tự thực hiện nghiệp vụ kiểm tra nếu có đủ năng lực và trang thiết bị.
• Kết quả kiểm tra sẽ là cơ sở quan trọng để giải quyết khiếu nại, bồi thường hoặc thanh toán cuối cùng.
• Sau khi hoàn tất kiểm tra hàng, bước tiếp theo là xử lý khiếu nại (nếu phát sinh) và lưu trữ hồ sơ.

Bước 10: Khiếu nại (nếu cần)

Khi hàng hóa nhập khẩu đã được nhận và kiểm tra, nếu phát hiện thiếu hụt, hư hỏng hoặc sản phẩm không đạt tiêu chuẩn hợp đồng, nhà nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ khiếu nại. Việc này nhằm đảm bảo quyền lợi và yêu cầu nhà cung cấp thực hiện trách nhiệm sửa chữa, thay thế hoặc bồi thường.

Quy trình khiếu nại như sau:

1. Kiểm tra và xác nhận sự cố: Đánh giá mức độ hư hỏng, số lượng thiếu hụt và tình trạng hàng hóa, dựa trên biên bản nhận hàng và biên bản kiểm tra.
2. Lập hồ sơ khiếu nại: Soạn thư khiếu nại kèm các chứng cứ như biên bản kiểm tra, ảnh, video, phiếu xuất kho…
3. Gửi khiếu nại và thương lượng: Chuyển hồ sơ đến nhà cung cấp, thảo luận các phương án xử lý và thống nhất giải pháp khắc phục.
4. Ký xác nhận và giám sát: Xác nhận thỏa thuận hoặc phụ lục hợp đồng, theo dõi việc thực hiện của nhà cung cấp.
5. Hoàn tất thanh toán và kết thúc hợp đồng: Khi sự cố được giải quyết, thanh toán các chi phí phát sinh và thanh lý hợp đồng nhập khẩu.

Bước 11: Lưu hồ sơ

Mọi chứng từ, tài liệu liên quan đến quy trình nhập khẩu phải được lưu trữ khoa học và đầy đủ, vừa phục vụ quản lý nội bộ, vừa làm cơ sở giải quyết khiếu nại, thanh tra, kiểm toán hoặc xử lý thuế.

Các tài liệu cần lưu giữ:

1. Hồ sơ hải quan, tờ khai nhập khẩu, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ miễn hoặc hoàn thuế.
2. Chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, phiếu xuất kho, vận đơn, phiếu đóng gói và hóa đơn.
3. Hồ sơ kiểm tra, kiểm định, biên bản nhận hàng, biên bản khiếu nại, ảnh, video chứng minh.
4. Sổ sách, chứng từ kế toán và hồ sơ liên quan đến chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu.

Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp quản lý lô hàng minh bạch, giảm rủi ro pháp lý và tài chính, đồng thời tạo thuận lợi trong xử lý sự cố, kiểm toán hay thanh quyết toán. Dưới đây là tổng hợp lại 11 bước mà HHB Group đã nêu cho bạn đọc dễ tham khảo:

Bước 1: Xin giấy phép (nếu có)

Bước 2: Xác nhận thanh toán

Bước 3: Đẩy nhanh thực hiện hợp đồng

Bước 4: Thuê tàu/booking

Bước 5: Mua bảo hiểm (nếu cần)

Bước 6: Chấp nhận thanh toán hàng (nếu có)

Bước 7: Theo dõi đóng hàng & chứng từ

Bước 8: Nhận hàng

Bước 9: Kiểm tra hàng nhập khẩu

Bước 10: Khiếu nại (nếu có)

Bước 11: Lưu trữ hồ sơ

Hoàn tất 11 bước nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đòi hỏi sự chuẩn xác, phối hợp chặt chẽ giữa các bên và nắm vững các quy định pháp luật, thủ tục hải quan, cũng như các nghiệp vụ thanh toán, bảo hiểm và kiểm tra hàng hóa. Mỗi bước trong quy trình từ xin giấy phép, thuê tàu, thanh toán, làm thủ tục hải quan, đến nhận hàng, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ đều góp phần đảm bảo lô hàng được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và giảm thiểu rủi ro.

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, HHB Group cung cấp dịch vụ nhập khẩu và xuất khẩu tổng hợp, chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp từ A đến Z trong toàn bộ quy trình, từ lập kế hoạch, xử lý thủ tục hải quan, quản lý vận chuyển, đến kiểm tra hàng hóa và giải quyết các vấn đề phát sinh. HHB Group cam kết đồng hành cùng khách hàng để hàng hóa nhập khẩu được thực hiện nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi để sớm hoàn thành đơn hàng nhập khẩu qua biểu mẫu ngay dưới đây.

Vui lòng bật JavaScript trong trình duyệt của bạn để hoàn thành Form này.

Tên *

Số điện thoại *

Email *

Câu Số cho

Câu hỏi cho HHB Group

Gửi

Xem thêm bài viết khác:

• Nhập khẩu là gì? Phân biệt các loại hình nhập khẩu
• Vận đơn (Bill of Lading) có ý nghĩa gì trong xuất khẩu?
• Xuất nhập khẩu là gì? Tổng quan về ngành xuất nhập khẩu
• So sánh Incoterms 2010 và Incoterms 2020
• Incoterms là gì? Ý nghĩa của các thuật ngữ trong Incoterms
• Tổng hợp các thuật ngữ phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu