Những lưu ý trong quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, thủ tục hải quan nhập khẩu là khâu bắt buộc quyết định việc hàng hóa có được thông quan đúng tiến độ và đúng quy định hay không. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị mới tham gia lĩnh vực xuất nhập khẩu, vẫn gặp không ít khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, nắm rõ quy trình và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Bài viết này của HHB Group sẽ giúp bạn hệ thống đầy đủ quy trình thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu, các loại chứng từ cần thiết và những lưu ý quan trọng nhằm tối ưu thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.

1. Thủ tục hải quan nhập khẩu là gì?

Thủ tục hải quan nhập khẩu bao gồm các quy trình, thủ tục pháp lý, yêu cầu các doanh nghiệp và cá nhân phải thực hiện khi nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam. Mục đích của quy trình này là để cơ quan hải quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với hàng hóa:

• Xác định nghĩa vụ thuế: Thực hiện phân loại mã HS, xác định trị giá hải quan và tính toán đầy đủ các khoản thuế phải nộp như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các loại thuế liên quan khác.
• Kiểm soát chính sách quản lý hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu, đồng thời tuân thủ các quy định quản lý chuyên ngành như kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, xin giấy phép theo quy định pháp luật.
• Phục vụ công tác thống kê thương mại: Ghi nhận và tổng hợp dữ liệu xuất nhập khẩu, phục vụ quản lý kinh tế và hoạch định chính sách thương mại quốc gia.

2. Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện đúng thủ tục hải quan nhập khẩu

Việc chấp hành đúng và đủ các quy định về thủ tục hải quan nhập khẩu mang lại lợi ích trực tiếp và lâu dài cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính pháp lý và tránh thiệt hại tài chính: Thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý nghiêm trọng như bị phạt hành chính, bị truy thu thuế do khai sai, hoặc bị tịch thu hàng hóa. Quan trọng hơn, nó giúp giảm thiểu tối đa các chi phí phát sinh không mong muốn như phí lưu kho, phí lưu bãi (demurrage/detention) do hàng bị giữ lại.
• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng (supply chain): Thông quan nhanh chóng là yếu tố then chốt để đảm bảo hàng hóa kịp thời đưa vào sản xuất hoặc kịp thời cung ứng cho thị trường, duy trì uy tín và sự liên tục trong kinh doanh.
• Tận dụng lợi thế cạnh tranh thuế quan: Chuẩn bị chính xác các chứng từ như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) theo đúng quy tắc xuất xứ giúp doanh nghiệp được hưởng các mức thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do (FTA), từ đó giảm chi phí đầu vào và nâng cao khả năng cạnh tranh.

3. Quy trình thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu

Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu được chuẩn hóa theo ba bước cơ bản. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng và yêu cầu doanh nghiệp nắm rõ để tránh sai sót, phát sinh chi phí hoặc kéo dài thời gian thông quan.

3.1. Hướng dẫn khai báo thủ tục hải quan nhập khẩu chính xác

Khai báo hải quan là bước đầu tiên, trong đó doanh nghiệp cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng để cơ quan hải quan tiếp nhận, phân luồng và áp dụng biện pháp kiểm tra phù hợp. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ và thực hiện khai báo trước khi hàng hóa đến cửa khẩu hoặc chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến. Tờ khai hải quan chỉ có hiệu lực trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký, vì vậy việc sắp xếp thời điểm khai báo hợp lý là yếu tố then chốt.

Bộ hồ sơ hải quan cơ bản bao gồm:

• Tờ khai hải quan (02 bản chính nếu thực hiện theo hình thức giấy).
• Hợp đồng mua bán (01 bản sao).
• Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (01 bản chính và 01 bản sao).
• Vận đơn – Bill of Lading (01 bản sao).

Ngoài ra, tùy theo từng loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể phải bổ sung các chứng từ khác như giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành, tờ khai trị giá hải quan và các hồ sơ liên quan.

Lưu ý: Thông tin khai báo về mã HS và trị giá hải quan phải trung thực, chính xác. Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho đại lý hải quan, cả doanh nghiệp và đại lý đều chịu trách nhiệm pháp lý đối với nội dung đã khai báo.

3.2. Quy định về xuất trình và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

Sau khi hồ sơ được khai báo trên hệ thống, cơ quan hải quan sẽ áp dụng cơ chế quản lý rủi ro để phân luồng tờ khai, xác định mức độ kiểm tra phù hợp:

• Luồng xanh (mức 1): Miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng vàng (mức 2): Kiểm tra chi tiết hồ sơ, không kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng đỏ (mức 3): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Lưu ý: Đối với tờ khai luồng đỏ, hàng hóa phải được đưa đến khu vực kiểm hóa theo yêu cầu. Tỷ lệ kiểm tra thực tế có thể là 5%, 10% hoặc toàn bộ lô hàng. Doanh nghiệp cần cử người đại diện, đồng thời chuẩn bị đầy đủ nhân lực và phương tiện hỗ trợ để phối hợp với cơ quan hải quan, nhằm rút ngắn thời gian kiểm tra và hạn chế chi phí phát sinh.

3.3. Thực hiện quyết định thông quan trong thủ tục hải quan nhập khẩu

Đây là bước hoàn tất quy trình, cho phép hàng hóa được đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan. Trước khi được thông quan, chủ hàng phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính theo thông báo của cơ quan hải quan, bao gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các khoản phí, lệ phí liên quan.

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế và không còn vướng mắc về hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ ban hành quyết định thông quan. Lúc này, hàng hóa được phép vận chuyển về kho hoặc địa điểm lưu giữ của doanh nghiệp.

Lưu ý về hậu kiểm: Cơ quan hải quan có quyền kiểm tra lại hồ sơ, chứng từ và sổ sách kế toán của doanh nghiệp trong thời hạn tối đa 5 năm kể từ ngày thông quan. Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ đầy đủ, đảm bảo sự thống nhất giữa dữ liệu khai báo hải quan và hệ thống kế toán để tránh rủi ro về pháp lý và thuế.

4. Các lỗi thường gặp khi thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu

Trong quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp, thường mắc phải những sai sót cơ bản. Việc nhận diện sớm các lỗi phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro pháp lý, hạn chế phát sinh chi phí và rút ngắn thời gian thông quan.

• Sai sót về mã HS và thuế suất: Khai báo sai mã HS là một trong những lỗi nghiêm trọng nhất trong thủ tục hải quan nhập khẩu. Việc phân loại không chính xác có thể dẫn đến tính sai thuế phải nộp, áp dụng sai chính sách quản lý hàng hóa và tiềm ẩn nguy cơ bị truy thu, xử phạt hành chính.
• Lỗi về trị giá tính thuế: Doanh nghiệp khai báo trị giá tính thuế thấp hơn thực tế hoặc bỏ sót các khoản phải điều chỉnh cộng như cước vận tải, phí bảo hiểm, chi phí liên quan đến hàng hóa nhập khẩu. Những sai sót này thường khiến lô hàng bị tham vấn giá, kéo dài thời gian thông quan, đồng thời có thể bị truy thu thuế và xử phạt.
• Thiếu hoặc sai sót chứng từ quan trọng: Một số trường hợp giấy tờ không đầy đủ hoặc thông tin trên chứng từ không khớp, chẳng hạn giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) bị sai nội dung, khiến doanh nghiệp không được hưởng ưu đãi thuế. Ngoài ra, việc thiếu giấy phép nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt cũng là nguyên nhân phổ biến làm ách tắc thông quan.
• Không nắm rõ quy định quản lý chuyên ngành: Nhiều doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành nhưng không đăng ký hoặc không chuẩn bị hồ sơ đúng thời điểm. Điều này dẫn đến hàng hóa bị lưu kho, lưu bãi kéo dài, phát sinh thêm chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, kinh doanh.

Tóm lại, thủ tục hải quan nhập khẩu là một quy trình không thể thiếu, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và am hiểu sâu sắc về luật pháp, nghiệp vụ. Việc nắm vững quy trình ba bước (Khai báo – Kiểm tra – Thông quan) cùng với sự chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn là chìa khóa để tận dụng các ưu đãi thuế quan, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu triệt để các rủi ro phát sinh từ lỗi sai sót về mã HS, trị giá hay chứng từ.

Thông qua việc hệ thống hóa các bước thực hiện và nhận diện các lỗi thường gặp, HHB Group hy vọng doanh nghiệp đã có cái nhìn rõ ràng hơn, từ đó chủ động và tự tin hơn trong việc thông quan hàng hóa, đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Xem thêm bài viết khác:

• HS Code là gì? 6 quy tắc tra cứu mã HS Code chính xác nhất
• Có những bộ chứng từ nào trong thanh toán quốc tế?
• Commercial Invoice là gì? Toàn tập về hóa đơn thương mại
• Vận đơn (Bill of Lading) có ý nghĩa gì trong xuất khẩu?
• CO là gì? Phân loại C/O, đặc điểm, các lưu ý quan trọng