Mã vạch là gì? Tất tần tật về mã vạch và hướng dẫn cách đăng ký
Trong thời đại công nghệ số, mã vạch đã trở thành công cụ quen thuộc trên hầu hết mọi sản phẩm, từ thực phẩm, mỹ phẩm cho đến thiết bị điện tử. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ mã vạch là gì, chúng hoạt động ra sao và vì sao lại quan trọng trong quản lý hàng hóa cũng như kiểm tra nguồn gốc sản phẩm. Trong bài viết này, hãy cùng HHB Group tìm hiểu mã vạch – từ khái niệm, lịch sử hình thành, phân loại cho đến cách sử dụng và ứng dụng thực tế để hiểu rõ hơn về loại dữ liệu đứng sau mỗi sản phẩm mà chúng ta sử dụng hàng ngày.
1. Mã vạch là gì? Hướng dẫn đầy đủ từ A đến Z
1.1. Khái niệm của mã vạch
Mã vạch (Barcode) là một hệ thống mã hóa dữ liệu dưới dạng các đường vạch đen và khoảng trắng song song có độ rộng khác nhau, giúp biểu thị thông tin của sản phẩm hoặc đối tượng. Khi được quét bằng máy quét mã vạch hoặc camera, các vạch và khoảng trống này sẽ được chuyển thành dữ liệu số mà máy tính có thể đọc hiểu.
Thông thường, mã vạch được in trên bao bì sản phẩm để lưu trữ các thông tin quan trọng như: mã sản phẩm, tên nhà sản xuất, giá bán, nguồn gốc xuất xứ, hoặc thông tin quản lý kho. Nhờ khả năng tự động hóa việc thu thập và xử lý dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng hiệu quả trong quản lý hàng hóa, vận chuyển và bán lẻ.
Hiện nay, mã vạch được chia thành hai loại chính:
- 1D một chiều: Sử dụng các vạch song song và thường đi kèm dãy số ở dưới.
- 2D hai chiều: Sử dụng ma trận ô vuông (QR code), cho phép lưu trữ nhiều thông tin hơn và dễ quét bằng thiết bị di động.
Với sự phát triển của công nghệ, chúng đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hầu hết các lĩnh vực như bán lẻ, logistics, y tế, sản xuất và thương mại điện tử, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
1.2. Lịch sử hình thành mã vạch
Ý tưởng về mã vạch được hình thành từ năm 1948, khi hai sinh viên người Mỹ là Norman Joseph Woodland và Bernard Silver nảy ra ý tưởng mã hóa thông tin sản phẩm bằng các vạch song song, lấy cảm hứng từ mã Morse. Đến năm 1952, họ chính thức đăng ký bằng sáng chế cho hệ thống nhận dạng sản phẩm, đặt nền móng cho công nghệ mã vạch hiện đại. Tuy nhiên, do giới hạn công nghệ thời đó nên vẫn chưa được ứng dụng rộng rãi.
Bước ngoặt chỉ đến vào năm 1973, khi tổ chức GS1 (Global Standards 1) ra đời và tiêu chuẩn UPC (Universal Product Code) được công bố, mở đường cho việc ứng dụng mã vạch trong ngành bán lẻ. Năm 1974, sản phẩm đầu tiên được quét tại siêu thị Marsh ở bang Ohio – Mỹ là gói kẹo cao su Wrigley, đánh dấu sự khởi đầu cho kỷ nguyên tự động hóa thương mại.
Từ thập niên 1980 trở đi, mã vạch nhanh chóng lan rộng trên toàn cầu, trở thành công cụ quản lý quan trọng trong bán lẻ, logistics, sản xuất, y tế và thương mại điện tử. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ 2D như QR Code, DataMatrix hay PDF417, khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu của cũng đã được nâng lên một tầm cao mới, đóng vai trò thiết yếu trong quản lý chuỗi cung ứng và xác thực nguồn gốc sản phẩm.
2. Phân loại mã vạch và cách sử dụng
Tùy theo cấu trúc và cách thể hiện dữ liệu, mã vạch được chia thành hai nhóm chính: 1D (một chiều) và 2D (hai chiều). Việc phân loại giúp doanh nghiệp lựa chọn loại mã phù hợp với mục đích sử dụng, từ in ấn bao bì đến kiểm kê, vận chuyển và bán lẻ.
2.1 Mã vạch 1D hay 1 chiều
Mã vạch 1D, hay còn gọi là mã tuyến tính, là loại phổ biến nhất hiện nay. Dạng mã này bao gồm các vạch đen và khoảng trắng song song, chứa thông tin được mã hóa bằng sự thay đổi độ rộng giữa các vạch. Dưới mã thường có dãy số thể hiện thông tin sản phẩm.
Một số loại 1D phổ biến:
- EAN (European Article Number): Dạng mã gồm 8 hoặc 13 số, được dùng phổ biến tại châu Âu và Việt Nam. Hai hoặc ba số đầu biểu thị mã quốc gia, tiếp theo là mã doanh nghiệp và mã sản phẩm.
- UPC (Universal Product Code): Gồm 12 chữ số, được sử dụng phổ biến ở Mỹ và Canada, thích hợp cho hàng hóa bán lẻ.
- Code 39 và Code 128: Cho phép mã hóa cả chữ và số, thường dùng trong công nghiệp, logistics, và bưu chính.
- ITF (Interleaved 2 of 5): Dùng cho bao bì lớn, thùng hàng, với khả năng chứa nhiều ký tự số.
Ưu điểm: Dễ in, dễ quét bằng máy quét thông thường, chi phí thấp.
Hạn chế: Chỉ lưu trữ được ít thông tin, dễ bị lỗi nếu mã bị mờ hoặc cong.
2.2. Mã vạch 2D hay 2 chiều
Mã vạch 2D là phiên bản nâng cao, cho phép lưu trữ thông tin theo cả hai hướng ngang và dọc. Cấu trúc của 2D là ma trận ô vuông đen trắng, giúp chứa được lượng dữ liệu lớn hơn nhiều lần so với mã 1D.
Các loại 2D thông dụng:
- QR Code (Quick Response): Phổ biến nhất hiện nay, có thể mã hóa văn bản, liên kết website, thông tin thanh toán, hay danh bạ.
- DataMatrix: Thường được sử dụng trong ngành điện tử và y tế để đánh dấu linh kiện nhỏ.
- PDF417: Lưu trữ được cả dữ liệu văn bản và hình ảnh, thường dùng trong thẻ căn cước, vé điện tử hoặc vận tải hàng không.
Ưu điểm: Dung lượng dữ liệu lớn, dễ quét bằng điện thoại thông minh hoặc máy quét hiện đại.
Hạn chế: Chi phí in ấn cao hơn, cần thiết bị quét chuyên dụng.
3. Hướng dẫn quét và check mã vạch: Kiểm tra hàng thật, hàng giả
Trong thời đại mua sắm trực tuyến phát triển mạnh mẽ, quét và check mã vạch là phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả giúp người tiêu dùng kiểm tra hàng thật, phát hiện hàng giả trước khi mua sản phẩm. Mã vạch chứa các thông tin quan trọng như tên sản phẩm, mã nhà sản xuất, xuất xứ, giá bán hoặc thông tin đăng ký tại tổ chức GS1.
3.1. Cách quét mã vạch bằng điện thoại
Hiện nay, hầu hết các điện thoại thông minh đều hỗ trợ tính năng quét mã vạch hoặc mã QR thông qua ứng dụng máy ảnh hoặc app chuyên dụng. Người dùng chỉ cần:
- Mở ứng dụng quét mã vạch hoặc camera.
- Hướng ống kính vào mã vạch trên bao bì sản phẩm.
- Hệ thống sẽ tự động nhận diện và hiển thị thông tin sản phẩm gồm: tên hàng, nước sản xuất, doanh nghiệp đăng ký và đôi khi cả giá bán.
Một số ứng dụng phổ biến hiện nay:
- iCheck, Barcode Việt, QR & Barcode Scanner (Android, iOS)
- Google Lens (tích hợp sẵn trên nhiều điện thoại Android)
3.2. Cách check mã vạch để nhận biết hàng thật, hàng giả
Sau khi quét mã vạch, người dùng nên đối chiếu thông tin hiển thị với bao bì sản phẩm:
- Nếu tên sản phẩm, thương hiệu và quốc gia trùng khớp, khả năng cao đó là hàng chính hãng.
- Nếu mã vạch không tồn tại, hiển thị sai lệch hoặc trùng với sản phẩm khác, rất có thể đó là hàng giả hoặc hàng nhái.
Kiểm tra với bảng sau đây để biết mã vạch từ quốc gia nào, có khớp không:
| Mã vạch | Quốc gia |
|---|---|
| 000–019 | Mỹ (United States) USA |
| 030–039 | GS1 Mỹ (United States) |
| 300–379 | Pháp (France) |
| 400–440 | Đức (Germany) |
| 450–459, 490–499 | Nhật Bản |
| 690–695 | Trung Quốc |
| 600–601 | Nam Phi (South Africa) |
| 603 | Ghana |
| 609 | Mauritius |
| 611 | Ma Rốc |
| 613 | Algeria |
| 616 | Kenya |
| 618 | Bờ Biển Ngà |
| 619 | Tunisia |
| 621 | Syria |
| 622 | Ai Cập |
| 460–469 | Liên bang Nga (Russia) |
| 470 | Kyrgyzstan |
| 471 | Đài Loan (Taiwan) |
| 474 | Estonia |
| 475 | Latvia |
| 476 | Azerbaijan |
| 477 | Lithuania |
| 478 | Uzbekistan |
| 479 | Sri Lanka |
| 480 | Philippines |
| 481 | Belarus |
| 482 | Ukraine |
| 483 | Turkmenistan |
| 484 | Moldova |
| 485 | Armenia |
| 486 | Georgia |
| 487 | Kazakhstan |
| 488 | Tajikistan |
| 489 | Hong Kong |
| 500–509 | Anh Quốc – Vương Quốc Anh (UK) |
| 520 | Hy Lạp (Greece) |
| 528 | Li băng (Lebanon) |
| 529 | Đảo Síp (Cyprus) |
| 560 | Bồ Đào Nha (Portugal) |
| 590 | Ba Lan |
| 594 | Romania |
| 599 | Hungary |
| 700–709 | Na Uy |
| 750 | Mexico |
| 754–755 | Canada |
| 760–769 | Thụy Sĩ |
| 770–771 | Colombia |
| 779 | Argentina |
| 780 | Chile (Chi lê) |
| 789–790 | Brazil |
| 850 | Cuba (Cu Ba) |
| 858 | Slovakia |
| 859 | Cộng hòa Séc (Czech) |
| 860 | Nam Tư |
| 865 | Mông Cổ (Mongolia) |
| 867 | Bắc Triều Tiên (North Korea) |
| 868–869 | Thổ Nhĩ Kỳ (Turkey) |
| 870–879 | Hà Lan (Netherlands) |
| 880 | Hàn Quốc |
| 884 | Campuchia (Cambodia) |
| 885 | Thái Lan |
| 888 | Singapore |
| 890 | Ấn Độ |
| 899 | Indonesia |
| 900–919 | Áo (Austria) |
| 930–939 | Úc (Australia) |
| 940–949 | New Zealand |
| 955 | Malaysia |
| 958 | Macau |
| 960–969 | UK Office: GTIN-8 allocations |
| 977 | Dãy số tiêu chuẩn quốc tế (ISSN) |
| 980 | Giấy biên nhận trả tiền |
| 990–999 | Coupons/ Phiếu, vé |
- Một số hàng giả có thể in mã vạch giống hàng thật, vì vậy người tiêu dùng nên kết hợp kiểm tra thêm bao bì, tem chống giả và nguồn gốc cửa hàng.
- Chỉ nên sử dụng các ứng dụng quét mã vạch uy tín, có cơ sở dữ liệu cập nhật thường xuyên.
- Khi mua online, nên yêu cầu người bán cung cấp hình ảnh mã vạch rõ ràng để dễ kiểm chứng.
4. Cách đăng ký mã vạch – Quy trình đơn giản dành cho doanh nghiệp
Mã vạch là dãy số giúp nhận diện sản phẩm, quản lý kho, bán hàng và xuất nhập khẩu. Ở Việt Nam, mã vạch do GS1 Việt Nam cấp (thuộc tổ chức GS1 toàn cầu).
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Đơn đăng ký cấp mã vạch (mẫu của GS1 Việt Nam).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ pháp lý tương đương.
- Thông tin sản phẩm: tên sản phẩm, số lượng, loại bao bì, đơn vị tính.
- Lệ phí cấp mã vạch (tùy theo số lượng mã đăng ký).
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Có thể nộp trực tiếp tại GS1 Việt Nam hoặc online nếu có hỗ trợ.
- GS1 sẽ xác nhận thông tin doanh nghiệp và sản phẩm.
Bước 3: Nhận mã vạch
- GS1 Việt Nam cấp dãy số GTIN (Global Trade Item Number) cho từng sản phẩm, đảm bảo duy nhất trên toàn cầu.
Bước 4: Tạo và in mã vạch
- Sử dụng phần mềm tạo mã vạch dựa trên dãy số GTIN.
- In trực tiếp lên bao bì sản phẩm hoặc nhãn dán.
- Đảm bảo kích thước, màu sắc, độ phân giải theo chuẩn GS1 để máy quét đọc được chính xác.
Bước 5: Quản lý và cập nhật
- Ghi chép đầy đủ sản phẩm tương ứng với mã vạch.
- Đăng ký thêm mã vạch khi ra sản phẩm mới.
- Gia hạn hoặc cập nhật thông tin doanh nghiệp theo yêu cầu GS1 hàng năm.
Tổng kết
Mã vạch không chỉ là một công cụ nhận diện sản phẩm mà còn là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý kho, kiểm soát hàng hóa, chống hàng giả và tối ưu hóa quy trình bán lẻ. Với sự hỗ trợ từ bài viết này của HHB Group, quý doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt cách sử dụng, quét, kiểm tra và đăng ký mã vạch một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sản phẩm luôn được quản lý chuyên nghiệp và minh bạch trên thị trường.
Tham khảo thêm bài viết: Lĩnh vực xuất khẩu nông sản tiềm năng tại HHB Group
English