FCL là gì? Quy trình xuất khẩu hàng FCL

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, xuất nhập khẩu giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Để vận chuyển hàng hóa ra thị trường nước ngoài hiệu quả, phương thức FCL (Full Container Load) – xuất khẩu hàng nguyên container đang được các doanh nghiệp quy mô lớn ưu tiên lựa chọn.

Tuy nhiên, với những nhân sự mới trong ngành Logistics hoặc doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu, quy trình FCL thường gây lúng túng do liên quan đến nhiều khâu như Booking, kéo container, đóng hàng và thủ tục hải quan điện tử. Bài viết dưới đây của HHB Group sẽ giúp làm rõ khái niệm FCL và hướng dẫn chi tiết quy trình xuất khẩu hàng FCL theo từng bước, dễ hiểu và sát thực tế.

1. FCL (Full Container Load) là gì?

FCL là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Full Container Load, dịch nghĩa là hàng nguyên container. Đây là phương thức vận chuyển mà tại đó, người gửi hàng có đủ lượng hàng hóa để xếp đầy một hoặc nhiều container. Trong trường hợp này, toàn bộ không gian trong container thuộc quyền sử dụng của một chủ hàng duy nhất.

Đặc điểm nổi bật của hàng FCL là doanh nghiệp xuất khẩu sẽ chủ động trong việc kéo container từ cảng về kho riêng của mình để đóng hàng. Sau khi đóng hàng xong, container được niêm phong kẹp chì (Seal) và vận chuyển ra cảng để xuất khẩu. Người nhận hàng tại cảng đích sẽ nhận nguyên container đó về kho để dỡ hàng.

Trong ngành Logistics, hai khái niệm thường xuyên được nhắc đến song hành là FCL và LCL. Sự khác biệt cơ bản nằm ở lượng hàng và cách thức đóng gói:

• LCL (Less than Container Load): Hay còn gọi là hàng lẻ. Đây là phương thức dành cho các chủ hàng có lượng hàng hóa nhỏ, không đủ để đóng đầy một container. Trong trường hợp này, đơn vị giao nhận sẽ gom hàng của nhiều chủ khác nhau vào chung một container tại kho CFS (Cargo Freight Station – Trạm thu gom hàng lẻ).
• FCL (Full Container Load): Như đã định nghĩa, đây là hàng nguyên container. Hàng hóa không bị trộn lẫn với chủ hàng khác, giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng do va chạm với hàng hóa lạ.

Việc nắm rõ các khái niệm như FCL hay LCL là nền tảng quan trọng để thực hiện đúng quy trình xuất khẩu hàng FCL.

2. Vai trò và trách nhiệm của người giao nhận (Forwarder) trong quy trình FCL

Mặc dù doanh nghiệp xuất khẩu là chủ sở hữu hàng hóa, nhưng phần lớn các công việc liên quan đến thủ tục vận chuyển và hải quan thường được ủy thác cho các công ty dịch vụ Logistics.

Theo quy trình chuẩn, người giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL phải chịu trách nhiệm tương tự như các hoạt động xuất khẩu thông thường khác. Việc thuê các đơn vị Logistics chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và chi phí, nhưng đồng thời, đơn vị Logistics cũng phải cam kết thực hiện đúng nghĩa vụ theo hợp đồng. Dưới đây là các trách nhiệm pháp lý và nghiệp vụ mà một công ty Logistics phải đảm bảo:

• Tuân thủ chỉ dẫn giao nhận: Người giao nhận phải đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tuyến, đúng lịch trình và tuân thủ các yêu cầu đặc biệt (nếu có) từ chủ hàng. Việc giao nhận không đúng chỉ dẫn có thể dẫn đến phạt hợp đồng hoặc phát sinh chi phí.
• Trách nhiệm về bảo hiểm: Nếu trong hợp đồng có điều khoản ủy thác mua bảo hiểm, người giao nhận phải thực hiện mua đúng loại bảo hiểm, đúng giá trị hàng hóa. Bất kỳ thiếu sót nào trong việc này sẽ khiến Forwarder phải chịu trách nhiệm bồi thường nếu rủi ro xảy ra.
• Chính xác trong thủ tục hải quan: Đây là khâu quan trọng nhất. Thiếu sót hoặc sai lệch trong quá trình khai báo hải quan có thể khiến lô hàng bị dừng lại, bị kiểm tra thực tế (luồng Đỏ) hoặc bị phạt hành chính.
• Vận chuyển đúng địa điểm: Forwarder phải đảm bảo container được chở đến đúng cảng đích hoặc kho nhận hàng quy định. Việc chở hàng sai nơi đến là một lỗi nghiêm trọng trong vận tải quốc tế.
• Thủ tục tái xuất và hoàn thuế: Trong các trường hợp hàng hóa cần tái xuất hoặc thuộc diện hoàn thuế, người giao nhận phải am hiểu và thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết để bảo vệ quyền lợi tài chính cho chủ hàng.
• Thu hộ tiền hàng (nếu có): Nếu hợp đồng vận chuyển có điều khoản giao hàng và thu tiền, Forwarder tuyệt đối không được giao hàng nếu chưa thu được tiền từ người nhận.
• Trách nhiệm với bên thứ ba: Trong quá trình hoạt động, nếu người giao nhận gây thiệt hại về người hoặc tài sản cho bên thứ ba, họ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm giải quyết hậu quả.

3. Chi tiết 8 bước trong quy trình xuất khẩu hàng FCL

Để doanh nghiệp dễ dàng hình dung và triển khai công việc trên thực tế, dưới đây là mô tả chi tiết quy trình xuất khẩu hàng nguyên container (FCL) theo trình tự thời gian, bắt đầu từ khâu đặt chỗ với hãng tàu cho đến khi container hoàn tất thủ tục hải quan và chính thức xếp lên tàu.

Quy trình này áp dụng cho mô hình phổ biến nhất, trong đó doanh nghiệp chủ động kéo container rỗng về kho hoặc nhà máy để đóng hàng trước khi đưa trở lại cảng xuất.

Bước 1: Liên hệ hãng tàu và thực hiện Booking

Bước khởi đầu của quy trình xuất khẩu hàng FCL là tìm kiếm phương tiện vận chuyển. Chủ hàng hoặc nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với các hãng tàu (Shipping Lines) hoặc đại lý vận tải (Forwarder/NVOCC) để lấy Booking (Lệnh đặt chỗ).

Trên Booking sẽ thể hiện các thông tin quan trọng như: Tên tàu, số chuyến, cảng đi (POL), cảng đến (POD), ngày tàu chạy (ETD), giờ cắt máng (Closing time) và số lượng container dự kiến.

Bước 2: Duyệt lệnh cấp container rỗng

Sau khi có Booking Note từ hãng tàu, nhân viên hiện trường (Ops) sẽ mang chứng từ này đến văn phòng của hãng tàu để làm thủ tục duyệt lệnh. Văn phòng này thường được đặt tại khu vực gần cảng để thuận tiện cho giao dịch.

Tại đây, nhân viên hãng tàu sẽ kiểm tra thông tin đặt chỗ và cấp bộ hồ sơ bao gồm:

• Lệnh giao vỏ container (D/O vỏ).
• Số Seal.
• Mẫu Packing List container của hãng tàu.

Lưu ý: Seal là công cụ quan trọng để đảm bảo tính bảo mật của hàng hóa, mỗi Seal chỉ có một mã số duy nhất.

Bước 3: Đóng phí tại thương vụ cảng

Đây là bước bắt buộc trong quy trình xuất khẩu hàng FCL để hoàn tất nghĩa vụ tài chính. Nhân viên mang Booking và D/O vỏ đã duyệt đến bộ phận Thương vụ cảng để đóng phí nâng container rỗng lên xe đầu kéo. Sau khi thanh toán, doanh nghiệp nhận được phiếu thu và chứng từ cho phép lấy vỏ container ra khỏi bãi.

Bước 4: Điều độ cấp container rỗng

Tiếp theo, nhân viên xuất trình lệnh đã đóng phí tại Phòng Điều độ cảng. Bộ phận điều độ sẽ xác nhận và chỉ định chính xác vị trí container rỗng trong bãi, bao gồm số hàng, số cột và số tầng. Thông tin điều độ này đóng vai trò quan trọng, giúp xe đầu kéo xác định đúng vị trí container, hạn chế phát sinh thời gian chờ đợi, tránh sai sót trong quy trình xuất khẩu hàng FCL.

Bước 5: Vận chuyển container về kho và đóng hàng

Xe đầu kéo (container truck) được điều động vào bãi cảng theo vị trí đã chỉ định để nâng container rỗng lên xe, sau đó vận chuyển về kho hàng hoặc nhà máy của doanh nghiệp.

Tại kho, bộ phận phụ trách sẽ tiến hành đóng hàng vào container theo đúng quy cách. Trước khi đóng hàng, cần kiểm tra kỹ tình trạng container như sàn, vách, trần, cửa và mùi bên trong nhằm đảm bảo container đạt tiêu chuẩn, không gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Bước 6: Hạ container về cảng và chuẩn bị thủ tục hải quan

Sau khi hoàn tất đóng hàng, doanh nghiệp tiến hành bấm Seal niêm phong container ngay tại kho. Xe đầu kéo sau đó vận chuyển container hàng trở lại cảng để hạ bãi, chờ làm thủ tục xuất khẩu.

Song song với quá trình vận chuyển vật lý này, nhân viên chứng từ cần chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu xuất. Bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu thường bao gồm:

• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp
• Phiếu tiếp nhận hồ sơ
• Tờ khai xuất khẩu in từ phần mềm khai báo
• Packing List bản gốc
• Hóa đơn thương mại (Invoice), hợp đồng mua bán (Sales Contract) tùy từng lô hàng

Nếu hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế (Luồng Xanh), doanh nghiệp có thể bấm Seal hãng tàu ngay từ kho. Nếu hàng hóa có khả năng bị kiểm tra (Luồng Đỏ), nên chuẩn bị sẵn phương án bấm ổ khóa tạm hoặc Seal tạm để thuận tiện cho việc mở container kiểm hóa tại cảng. Đây là khâu then chốt trong quy trình xuất khẩu hàng FCL.

Bước 7: Thực hiện khai báo hải quan điện tử

Đây là bước quyết định xem hàng hóa có được phép xuất khẩu hay không. Quy trình khai báo hải quan điện tử diễn ra như sau:

• Nhập liệu: Nhân viên khai báo nhập đầy đủ dữ liệu hàng hóa vào phần mềm khai báo hải quan (như VNACCS).
• Truyền tờ khai: Gửi dữ liệu đến Chi cục Hải quan liên quan và chờ hệ thống phản hồi kết quả phân luồng.

Kết quả phân luồng sẽ quyết định các bước tiếp theo:

• Luồng Xanh (Miễn kiểm tra): Hệ thống cấp số tờ khai và thông quan ngay.
  • Doanh nghiệp in tờ khai điện tử có mã vạch.
  • Ký tên, đóng dấu doanh nghiệp.
  • Mang tờ khai và mã vạch đến bộ phận Hải quan giám sát bãi để thanh lý và vào sổ tàu.
• Luồng Vàng (Kiểm tra hồ sơ):
  • Doanh nghiệp xuất trình bộ hồ sơ giấy cho cán bộ hải quan kiểm tra.
  • Nếu hồ sơ hợp lệ, hải quan chấp nhận thông quan. Doanh nghiệp tiến hành thanh lý như luồng Xanh.
• Luồng Đỏ (Kiểm tra thực tế hàng hóa):
  • Hải quan yêu cầu mở container để kiểm tra hàng hóa thực tế bên trong.
  • Sau khi kiểm tra, cán bộ hải quan nhập kết quả vào hệ thống.
  • Nếu kết quả đúng với khai báo, hàng được thông quan.

Bước 8: Hoàn tất thủ tục tại cảng (Thanh lý và vào sổ tàu)

Sau khi hoàn thành bước khai báo và tờ khai đã ở trạng thái Thông quan:

• Đối với hàng miễn kiểm (hoặc đã thông quan hồ sơ): Chủ hàng ghi bổ sung các thông tin: Tên tàu, Số container, Số Seal lên mặt tờ khai. Sau đó nộp cho Hải quan giám sát bãi để xác nhận Hàng qua khu vực giám sát (Thanh lý). Cuối cùng, nộp phiếu thanh lý cho cảng để nhập máy Vào sổ tàu và chính thức hoàn tất quy trình xuất khẩu hàng FCL.
• Đối với hàng kiểm hóa (Luồng Đỏ):
  • Chủ hàng liên hệ cán bộ kiểm hóa, đưa container xuống bãi kiểm hóa.
  • Cắt Seal cũ, mở container cho hải quan kiểm tra.
  • Sau khi kiểm tra xong và đạt yêu cầu, hải quan sẽ bấm Seal Hải quan mới. Chủ hàng bấm thêm Seal hãng tàu (nếu cần).
  • Chủ hàng ghi nhận kết quả, lấy lại tờ khai và thực hiện quy trình thanh lý giống như trên.

4. Những lỗi phổ biến khiến lô hàng FCL trễ tàu và phát sinh chi phí

Trong quy trình xuất khẩu hàng FCL, chỉ một sai sót nhỏ về thông tin hoặc thời gian cũng có thể khiến lô hàng bị rớt tàu, dẫn đến chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) rất lớn. Dưới đây là những lỗi thực tế doanh nghiệp thường gặp:

4.1. Booking sai loại container

Việc không nắm rõ đặc tính hàng hóa dẫn đến đặt sai loại container (ví dụ: hàng cần bảo quản lạnh nhưng đặt container khô, hoặc hàng quá khổ nhưng đặt container thường).

• Hậu quả: Phải đổi trả container rỗng, phát sinh phí vận chuyển xe đầu kéo và phí nâng hạ hai lần, thậm chí không còn container phù hợp để kịp lịch tàu.

4.2. Khai sai khối lượng thực tế (VGM)

VGM (Verified Gross Mass) là quy định bắt buộc về việc xác nhận khối lượng toàn bộ container. Khai báo sai lệch trọng lượng giữa thực tế và chứng từ là lỗi rất phổ biến.

• Hậu quả: Nếu khối lượng sai lệch quá hạn mức, cảng sẽ từ chối bốc hàng lên tàu. Doanh nghiệp phải cân lại hàng và sửa chứng từ, gây trễ chuyến trong quy trình xuất khẩu hàng FCL.

4.3. Đóng hàng vượt quá tải trọng cho phép

Nhiều doanh nghiệp cố gắng tận dụng không gian container mà quên mất giới hạn trọng tải (Max Payload) ghi trên vỏ container hoặc quy định của đường bộ.

• Hậu quả: Xe đầu kéo bị xử phạt khi lưu thông, hoặc cảng từ chối hạ bãi vì container quá nặng, mất an toàn cho thiết bị nâng hạ.

4.4. Chậm trễ trong việc truyền tờ khai hải quan

Nhiều chủ hàng đợi đến sát giờ tàu chạy mới truyền tờ khai. Nếu gặp lỗi hệ thống hoặc bị phân luồng Đỏ (kiểm hóa), thời gian xử lý sẽ không đủ.

• Hậu quả: Không có kết quả thông quan trước giờ cắt máng (Closing time) của quy trình xuất khẩu hàng FCL, hàng bắt buộc phải đợi chuyến tàu sau.

4.5. Không kịp thanh lý và vào sổ tàu trước giờ đóng sổ

Kể cả khi đã thông quan, nếu tờ khai chưa được nộp cho Hải quan giám sát để thanh lý và vào sổ tàu trên hệ thống cảng, hàng vẫn không được xếp lên tàu.

• Hậu quả: Container nằm lại bãi, phát sinh chi phí lưu bãi và làm chậm trễ tiến độ giao hàng cho đối tác nước ngoài.

Xuất khẩu hàng FCL đòi hỏi sự tỉ mỉ và phối hợp nhịp nhàng giữa chủ hàng, đơn vị vận tải và cơ quan hải quan. Việc nắm vững quy trình xuất khẩu hàng FCL từ khâu Booking, đóng hàng cho đến thông quan không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch kinh doanh mà còn giảm thiểu tối đa các rủi ro và chi phí phát sinh.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức thực tế và hữu ích. Dù quy trình xuất khẩu hàng FCL có vẻ phức tạp với người mới, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kiến thức vững chắc, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát tốt hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp mình.

Xem thêm bài viết khác:

• Thuế xuất nhập khẩu là gì? Trường hợp nào phải đóng thuế?
• Phí CIC là gì? Toàn tập về phụ phí CIC
• Những lưu ý trong quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu
• Hướng dẫn chọn loại container phù hợp cho từng mặt hàng