Có những bộ chứng từ nào trong thanh toán quốc tế?

Trong hoạt động thương mại, việc ký kết hợp đồng là bước khởi đầu của một giao dịch mua bán quốc tế. Với những doanh nghiệp mới bước vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, quá trình làm việc với ngân hàng để thực hiện thanh toán thường gặp nhiều bỡ ngỡ. Lúc này, doanh nghiệp phải chuẩn bị và xuất trình bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế, tức bộ hồ sơ làm căn cứ để ngân hàng kiểm tra và tiến hành chuyển tiền đúng theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Các giấy tờ trong bộ chứng từ sẽ thay đổi tùy theo phương thức thanh toán và tùy vào việc thanh toán diễn ra trước hay sau khi giao hàng. Trong bài viết dưới đây, HHB Group sẽ giúp bạn có cái nhìn đầy đủ hơn về bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế thông qua hai hình thức thanh toán phổ biến: thanh toán trước và thanh toán sau khi giao hàng.

1. Khái niệm về chứng từ trong thanh toán quốc tế

Chứng từ trong thanh toán quốc tế là tập hợp các loại giấy tờ được sử dụng để xác nhận, mô tả chi tiết, và chứng minh tính hợp pháp của một giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ giữa các bên có trụ sở tại các quốc gia khác nhau. Chúng đóng vai trò là cơ sở để:

• Ngân hàng kiểm tra và tiến hành chuyển tiền theo các điều khoản hợp đồng, đồng thời tuân thủ các quy định quản lý ngoại hối của quốc gia.
• Cơ quan Hải quan kiểm soát hàng hóa và tính thuế, phục vụ quá trình thông quan.
• Doanh nghiệp chứng minh quyền sở hữu hàng hóa, phục vụ cho việc hạch toán và lưu trữ hồ sơ pháp lý.

Nói một cách đơn giản, chứng từ trong thanh toán quốc tế là bộ hồ sơ pháp lý và thương mại mà bên yêu cầu thanh toán phải xuất trình cho ngân hàng để làm căn cứ xử lý giao dịch chuyển ngoại tệ theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận.

2. Bộ chứng từ thanh toán trước khi giao hàng

Đây là trường hợp người mua chuyển tiền đặt cọc hoặc thanh toán toàn bộ giá trị lô hàng trước khi người bán thực hiện việc giao hàng. Do hàng hóa chưa được vận chuyển, bộ hồ sơ nộp cho ngân hàng gồm các chứng từ thương mại cơ bản chưa bao gồm các chứng từ vận tải và hải quan:

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice).
• Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành).
• Giấy cam kết bổ sung chứng từ gốc: Doanh nghiệp cam kết sẽ nộp bổ sung Vận đơn và Tờ khai hải quan sau khi hàng về để hoàn tất hồ sơ thanh toán.

3. Bộ chứng từ thanh toán sau khi giao hàng

Đây là hình thức thanh toán được thực hiện sau khi hàng hóa đã được giao lên phương tiện vận tải, thậm chí đã hoàn tất thủ tục thông quan tại cảng đích. Bộ hồ sơ chứng từ trong trường hợp này phải đầy đủ để chứng minh rằng người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và người mua đã thực hiện nhập khẩu hợp pháp.

Bộ chứng từ yêu cầu khi thanh toán sau khi giao hàng bao gồm:

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Chứng từ cơ sở của giao dịch.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ yêu cầu thanh toán chính thức.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả quy cách và khối lượng hàng hóa thực tế.
• Vận đơn (Bill of Lading): Chứng từ vận tải xác nhận việc hàng đã được xếp lên phương tiện và cam kết giao hàng tại cảng đích.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Chứng từ bắt buộc phải là tờ khai đã thông quan để xác minh việc nhập khẩu đã hoàn tất.
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có): Áp dụng cho hàng hóa yêu cầu sự chấp thuận của cơ quan chức năng.

Việc phân loại rõ ràng hai trường hợp trên là bước đầu tiên và quan trọng nhất giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác, tránh việc ngân hàng từ chối xử lý thanh toán do thiếu hoặc sai lệch chứng từ.

4. Những loại chứng từ quan trọng trong thanh toán quốc tế

4.1. Hợp đồng mua bán

Hợp đồng mua bán là chứng từ quan trọng nhất trong hoạt động giao thương quốc tế. Văn bản này được ký kết giữa người mua và người bán sau quá trình trao đổi, thương lượng và đàm phán tại một địa điểm và khoảng thời gian xác định. Chủ thể của hợp đồng thường là các tổ chức hoặc doanh nghiệp có tư cách pháp nhân rõ ràng. Mục đích của hợp đồng là xác định trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch.

Bố cục chi tiết của một hợp đồng mua bán quốc tế thường bao gồm ba phần chính.

• Phần mở đầu thường chứa các thông tin định danh như tên, số và ký hiệu hợp đồng. Phần này cũng bao gồm thời gian và địa điểm ký kết, căn cứ xác định hợp đồng. Ngoài ra, phần này liệt kê thông tin về chủ thể hợp đồng bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, số tài khoản ngân hàng và người đại diện ký kết.
• Phần nội dung chi tiết quy định các điều khoản cốt lõi. Cụ thể gồm mô tả hàng hóa và chất lượng. Các thông tin về giá cả, số lượng, trọng lượng, đơn vị tính, quy cách đóng gói và tổng tiền cũng được nêu rõ. Điều kiện về giao hàng cần ghi rõ điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, cảng đi và cảng đến. Điều kiện về thanh toán phải xác định rõ phương thức là LC hay TT. Bên cạnh đó là các điều khoản về bảo hành, điều kiện vi phạm hợp đồng, điều kiện bảo hiểm (nếu có), bất khả kháng, khiếu nại và trọng tài.
• Phần cuối cùng quy định về số lượng bản hợp đồng, ngôn ngữ lập hợp đồng, thời hạn hiệu lực và các thỏa thuận sửa đổi bổ sung. Cuối cùng là chữ ký và đại diện của mỗi bên.

4.2. Hóa đơn (Invoice)

Hóa đơn là chứng từ quan trọng do người bán lập sau khi hai bên ký kết hợp đồng. Chức năng của nó là xác định giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người mua phải thanh toán theo các điều kiện cụ thể. Về phân loại, hóa đơn được chia thành nhiều dạng:

• Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice): Có hình thức như hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Loại này thường dùng để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu, làm cơ sở khai giá trị hàng triển lãm hoặc gửi bán.
• Hóa đơn tạm tính (provisional invoice): Dùng để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp giá mới là tạm tính, hoặc cần chờ xác định trọng lượng tại khâu dỡ hàng, hoặc hàng giao nhiều lần thanh toán từng phần.
• Hóa đơn thương mại (commercial invoice): Là hóa đơn chính thức được lập để thanh toán cuối cùng. Trong trường hợp hàng hóa đa dạng, người bán có thể lập thêm hóa đơn chi tiết (detail invoice) để phân chia giá cả thành các mục nhỏ.

Nội dung chi tiết trên hóa đơn cần bao gồm tên hóa đơn, số và ngày lập hóa đơn do người bán tự đặt, thông tin người mua và người bán trên hóa đơn phải đúng theo hợp đồng, dù thực tế người gửi hàng hoặc nhận hàng có thể là đơn vị khác. Ngoài ra cần có phương thức thanh toán (TT, LC), cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, phương thức vận chuyển và điều kiện giao hàng (Incoterms 2010) để xác định quyền lợi và rủi ro. Nội dung hàng hóa cần có số thứ tự, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, loại tiền, đơn giá, tổng giá và chiết khấu nếu có.

Một vấn đề nhiều người thường nhầm lẫn là việc đưa các thông tin như tên tàu, số vận đơn, ngày đi và ngày đến lên hóa đơn. Thực tế điều này hoàn toàn không phù hợp, lý do là hóa đơn được lập sau khi ký hợp đồng nhưng trước khi hàng được giao ra cảng. Tại thời điểm lập hóa đơn, các thông tin này chỉ có trên lệnh đặt chỗ và chưa chính thức. Nếu đơn vị vận chuyển thay đổi thông tin đặt chỗ, người bán sẽ phải hủy hóa đơn và lập lại bản mới, lời khuyên là không nên đưa các thông tin vận tải chi tiết này vào hóa đơn.

4.3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Chứng từ này có thể được lập chung trong cùng một tệp với hóa đơn vì phần lớn thông tin cơ bản đều trùng khớp, tuy nhiên trên thực tế, người bán thường tách riêng phần chi tiết đóng gói để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.

Nội dung của chi tiết đóng gói chủ yếu xoay quanh quy cách của hàng hóa, và tài liệu này cần mô tả rõ ràng hình thức đóng gói như carton, bao tải, cuộn, pallet hoặc thùng gỗ để tránh hiểu nhầm khi xử lý hàng. Bên cạnh đó, trọng lượng hàng hóa cũng phải được thể hiện một cách chính xác, trong đó cần phân biệt rõ trọng lượng tịnh (net weight) và trọng lượng cả bao bì (gross weight) nhằm đảm bảo tính minh bạch khi khai báo và làm thủ tục vận chuyển.

Đặc biệt trong vận chuyển đường hàng không, thông tin về trọng lượng từng kiện hàng là rất quan trọng vì các hãng hàng không có quy định giới hạn trọng lượng kiện để đảm bảo an toàn bay và chất xếp. Kích thước hàng hóa cũng là yếu tố quan trọng giúp xác định phương tiện và cách xếp hàng, tuy nhiên nhiều người thường bỏ qua thông tin này. Ngoài ra, các yêu cầu đặc biệt khác như hàng không được xếp chồng cũng cần được ghi rõ để tránh hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

4.4. Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là chứng từ do đơn vị vận chuyển lập nhằm xác định quyền sở hữu hàng hóa và được coi là hợp đồng vận chuyển giữa nhà vận chuyển và người xuất nhập khẩu. Khi thanh toán, vận đơn bắt buộc phải thể hiện người xuất nhập khẩu thực tế. Trong thực tế vận chuyển, có hai loại vận đơn được ngân hàng chấp nhận, bao gồm cả trường hợp người xuất nhập khẩu đặt chỗ trực tiếp với hãng tàu:

• Vận đơn chủ (Master Bill): do hãng vận tải sở hữu phương tiện phát hành.
• Vận đơn thứ (House Bill): do các đại lý giao nhận không sở hữu tàu phát hành.

Vận đơn thường được in sẵn theo mẫu và bao gồm hai mặt, trong đó mặt trước thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình vận chuyển hàng hóa. Phần đầu vận đơn ghi rõ tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý phát hành, kèm theo thông tin của người gửi hàng và người nhận hàng. Nếu là vận đơn đích danh, tên người nhận sẽ được ghi cụ thể, còn nếu là vận đơn theo lệnh, thông tin sẽ được ghi theo lệnh của người gửi hoặc của ngân hàng, tùy theo thỏa thuận trong giao dịch.

Bên cạnh đó, vận đơn còn thể hiện bên được thông báo, tên tàu, số chuyến, cảng xếp, cảng dỡ và cảng giao hàng, giúp các bên nắm rõ hành trình của lô hàng. Phần mô tả hàng hóa bao gồm khối lượng, ký mã hiệu bao bì, mô tả chi tiết mặt hàng, trọng lượng gộp và số lượng kiện, nhằm đảm bảo việc nhận dạng và kiểm tra hàng hóa được chính xác.

Cuối vận đơn là thông tin về nơi phát hành, ngày phát hành, số lượng bản gốc và chữ ký của người lập vận đơn, những yếu tố nhằm xác định giá trị pháp lý của chứng từ trong quá trình vận chuyển và thanh toán quốc tế. Mặt sau của vận đơn chứa các ghi chú về điều khoản chuyên chở, đóng vai trò như hợp đồng giữa nhà vận chuyển và chủ hàng.

4.5. Tờ khai hải quan

Sau khi hàng cập cảng, nhà nhập khẩu tiến hành thủ tục khai báo để nhận hàng, và tờ khai hải quan trở thành chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế. Tài liệu này vừa giúp ngân hàng xác định đúng số tiền cần thanh toán và chứng minh giao dịch nhập khẩu, vừa hỗ trợ cơ quan quản lý ngăn chặn việc chuyển tiền ra nước ngoài sai mục đích.

Tờ khai gửi ngân hàng phải là tờ khai đã thông quan, các bản nháp, tờ khai mới phân luồng hoặc chưa hoàn tất thủ tục đều không được chấp nhận vì chưa có giá trị pháp lý.

Về cấu trúc, tờ khai hải quan thường có từ ba đến tối đa năm mươi hai trang A4. Hai trang đầu thể hiện thông tin cơ bản như người xuất khẩu, người nhập khẩu, số hợp đồng, số hóa đơn và trị giá lô hàng, trong khi danh sách hàng hóa bắt đầu từ trang thứ ba. Do mỗi tờ khai chỉ chứa tối đa năm mươi dòng hàng, những lô hàng lớn thường phải tách thành nhiều tờ khai khác nhau.

4.6. Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Mỗi quốc gia có quy định riêng cho từng loại hàng hóa, đối với những mặt hàng yêu cầu phải có giấy phép như công văn xin nhập, công bố sản phẩm hay giấy phép nhập khẩu chuyên ngành, doanh nghiệp bắt buộc phải trình các giấy tờ này trong hồ sơ thanh toán.

5. Những lưu ý khi chuẩn bị bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế

Để quy trình thanh toán qua ngân hàng diễn ra nhanh chóng và không bị trì hoãn, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc kiểm tra chứng từ.

5.1. Tính đồng bộ giữa các thông tin

Nguyên tắc quan trọng nhất là tính đồng bộ, tất cả các thông tin cốt lõi trên mọi chứng từ phải khớp nhau hoàn toàn.

• Tên hàng, số lượng, trọng lượng và trị giá phải giống nhau trên Hóa đơn, Chi tiết đóng gói và Tờ khai hải quan.
• Tên người mua và người bán, điều kiện Incoterms phải khớp giữa Hợp đồng, Hóa đơn và Vận đơn.
• Bất kỳ sai lệch nào dù là lỗi chính tả nhỏ cũng có thể khiến ngân hàng từ chối hồ sơ và yêu cầu chỉnh sửa—gây tốn thời gian và chi phí.

5.2. Logic thời gian của chứng từ

Trình tự ngày tháng trên các chứng từ phải hợp lý theo logic của quy trình giao dịch.

• Ngày hợp đồng luôn phải có trước hoặc cùng ngày với ngày Hóa đơn.
• Ngày hóa đơn thường lập trước ngày xếp hàng lên tàu hoặc cùng ngày.
• Ngày vận đơn là ngày tàu chạy, phải có trước ngày tờ khai hải quan được thông quan đối với hàng nhập khẩu.

5.3. Đảm bảo tính pháp lý và hình thức

Đảm bảo tất cả các chứng từ có tính pháp lý đầy đủ.

• Hóa đơn thương mại và Chi tiết đóng gói do người bán lập phải có chữ ký rõ ràng.
• Các bản sao chứng từ nộp cho ngân hàng phải được đóng dấu sao y bản chính hoặc dấu xác nhận của doanh nghiệp.
• Đối với tờ khai hải quan, phải xác nhận rằng tờ khai đã hoàn tất thủ tục và có kết quả thông quan cuối cùng.

Việc chuẩn bị chứng từ trong thanh toán quốc tế đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ chức năng của từng loại giấy tờ và đảm bảo tính chính xác, đồng bộ giữa chúng. Khi hiểu rõ sự khác biệt giữa bộ chứng từ thanh toán trước và sau khi giao hàng, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn, tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý tại ngân hàng. Một bộ chứng từ được lập đúng quy định không chỉ giúp giao dịch diễn ra thuận lợi mà còn bảo đảm an toàn pháp lý và tài chính cho hoạt động xuất nhập khẩu.

Xem thêm bài viết khác:

• Vận đơn (Bill of Lading) có ý nghĩa gì trong xuất khẩu?
• Vận đơn đường biển Sea Way Bill (SWB) là gì?
• Packing List là gì? Có ý nghĩa gì trong xuất nhập khẩu
• Commercial Invoice là gì? Toàn tập về hóa đơn thương mại