HS Code là gì? 6 quy tắc tra cứu mã HS Code chính xác nhất

HS Code là một trong những khái niệm quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp, cá nhân nào tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu đều cần phải nắm vững. Việc tra mã HS code không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là yếu tố quyết định đến mức thuế và tính hợp pháp của lô hàng.

Bất kỳ sai sót nào trong việc áp mã cũng có thể dẫn đến phạt hành chính, chậm trễ thông quan hoặc thất thoát chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.Trong bài viết dưới đây, HHB Group sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn khách quan nhất về loại mã này và 6 quy tắc tra cứu mã HS Code đơn giản và chính xác nhất.

1. Mã HS Code là gì?

HS Code hay còn gọi là mã HS là mã phân loại tiêu chuẩn quốc tế dành cho hàng hóa được giao dịch giữa các quốc gia. Mục đích chính của mã số này là để xác định thuế suất xuất nhập khẩu và các chính sách quản lý hàng hóa đi kèm. Tên đầy đủ của hệ thống này là Harmonized Commodity Description and Coding System, dịch sang tiếng việt là hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa. Hệ thống này được xây dựng và duy trì bởi Tổ chức Hải quan thế giới (WCO), được áp dụng đồng bộ tại hơn 98% hoạt động thương mại toàn cầu.

• Phạm vi áp dụng: Mã HS code chỉ áp dụng cho hàng hóa hữu hình còn đối với những sản phẩm mang tính nội dung như phần mềm hoặc phim, mã HS được xác định theo chính vật thể chứa đựng chúng, chẳng hạn USB, ổ cứng hoặc đĩa CD.

2. Tầm quan trọng của việc tra mã HS code chính xác

Việc áp dụng mã HS code chính xác mang lại lợi thế cạnh tranh và giúp doanh nghiệp hoạt động tuân thủ pháp luật:

Xác định thuế suất: Mã HS code là căn cứ quan trọng nhất để cơ quan hải quan tính thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế GTGT (VAT) và các loại thuế đặc thù khác. Việc áp mã sai sẽ làm thay đổi trực tiếp số thuế phải nộp.

Quản lý chính sách mặt hàng: Mỗi mã HS đi kèm một chính sách quản lý riêng, như yêu cầu giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành. Tra mã chính xác giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu.

Giảm thiểu rủi ro: Xác định đúng mã HS giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ bị xử phạt, bị giữ hàng, truy thu thuế hay phát sinh chi phí không cần thiết, qua đó giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Tận dụng ưu đãi thuế quan: Mã HS là cơ sở để áp dụng mức thuế ưu đãi theo các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) khi doanh nghiệp có C/O phù hợp, giúp tối ưu chi phí nhập khẩu.

3. Cấu trúc mã HS Code

Để làm chủ cách tra mã HS code, bạn cần nắm rõ cấu trúc mã số và bố cục của tài liệu gốc hay còn gọi là biểu thuế xuất nhập khẩu.

3.1. Bố cục của biểu thuế xuất nhập khẩu

Biểu thuế là tài liệu pháp lý tổng hợp chứa tất cả các mã HS code và thông tin thuế liên quan.

• 21 Phần (Sections): Phân loại hàng hóa theo lĩnh vực chung, ví dụ: động vật sống, khoáng sản, máy móc thiết bị.
• 98 Chương (Chapters): Chi tiết hóa các Phần.
  • 97 Chương đầu tiên: Phân loại hàng hóa chung là khu vực tra cứu chính.
  • Chương 98: Phân loại hàng hóa ưu đãi riêng ví dụ: hàng hóa mua bởi các tổ chức đặc biệt như Bộ Quốc phòng.

Lưu ý: Chỉ có hàng hóa hữu hình mới được định danh trong biểu thuế.

3.2. Cấu trúc mã HS Code 8 số tại Việt Nam

Mã HS được xây dựng theo dạng phân cấp, trong đó 6 chữ số đầu là tiêu chuẩn quốc tế theo hệ thống hài hòa (Harmonized System), và 2 chữ số cuối do Việt Nam quy định để quản lý chi tiết hơn

Lưu ý: Một số quốc gia có thể sử dụng mã HS 10 hoặc 12 số tùy theo nhu cầu quản lý chi tiết của họ.

4. 6 quy tắc tra mã HS Code đơn giản và chính xác

Để phân loại hàng hóa đúng quy định, người làm xuất nhập khẩu phải áp dụng 6 quy tắc tổng quát (General Rules for Interpretation – GRI) của Hệ thống HS Code. Quy tắc được áp dụng theo thứ tự từ 1 đến 6, và chỉ chuyển sang bước tiếp theo khi cách trước không thể sử dụng.

4.1. Căn cứ chú giải chương và tên định danh

Đây là quy tắc quan trọng nhất và được áp dụng cho phần lớn các loại hàng hóa.

Nội dung quy tắc quy định rằng tên của các Phần, Chương hoặc Phân chương chỉ mang tính chất tham khảo để định hướng khu vực tra cứu. Yếu tố có giá trị pháp lý quyết định việc phân loại là nội dung của từng Nhóm và các Chú giải của Phần, Chương đó.

Người tra cứu cần đọc kỹ chú giải để xem hàng hóa của mình có bị loại trừ khỏi chương đó hay không. Nếu hàng hóa đã được định danh cụ thể bằng tên gọi trong một nhóm nào đó, ta áp dụng ngay mã của nhóm đó.

• Ví dụ minh họa: Trường hợp cần xác định mã HS cho voi làm xiếc. Theo tư duy thông thường, voi là động vật nên có thể thuộc Chương 01 là Động vật sống. Tuy nhiên, khi đọc Chú giải 1.c của Chương 01, nội dung ghi rõ chương này loại trừ động vật thuộc nhóm 95.08. Tiếp tục tra cứu nhóm 95.08, ta thấy mô tả bao gồm rạp xiếc, rạp thú. Như vậy, voi làm xiếc phải được áp mã thuộc nhóm 9508, cụ thể là 95081000 thay vì Chương 01.

4.2. Sản phẩm chưa hoàn thiện và hỗn hợp

Khi hàng hóa không thể định danh được bằng Quy tắc 1, người tra cứu chuyển sang Quy tắc 2. Quy tắc này bao gồm hai phần nhỏ là 2a và 2b.

Quy tắc 2a: Sản phẩm chưa hoàn thiện hoặc tháo rời:

Một mặt hàng chưa hoàn chỉnh hoặc thiếu một số bộ phận nhưng đã mang đặc tính cơ bản của sản phẩm hoàn thiện sẽ được áp mã theo sản phẩm đã hoàn thiện. Quy tắc này cũng áp dụng cho hàng hóa ở dạng phôi chưa sẵn sàng sử dụng nhưng có hình dáng của thành phẩm.

Ngoài ra, hàng hóa hoàn chỉnh nhưng được tháo rời các bộ phận để thuận tiện cho đóng gói và vận chuyển cũng được phân loại như hàng nguyên chiếc đã lắp ráp.

• Ví dụ: Một chiếc xe đạp nhập khẩu thiếu bánh xe nhưng vẫn có khung, bàn đạp và xích. Sản phẩm này mang đặc tính của xe đạp nên được áp mã xe đạp nguyên chiếc. Tương tự, phôi chìa khóa chưa dũa răng cưa hay phôi chai nhựa chưa thổi phồng cũng được áp mã như chìa khóa và chai nhựa hoàn chỉnh.

Lưu ý: Quy tắc này chỉ áp dụng cho công đoạn lắp ráp đơn giản như dùng vít, bu lông, hàn. Không áp dụng cho các sản phẩm cần gia công phức tạp thêm mới thành thành phẩm.

Quy tắc 2b: Hỗn hợp và hợp chất

Quy tắc này áp dụng cho sản phẩm là hỗn hợp của nhiều nguyên liệu. Nếu các nguyên liệu thuộc cùng một nhóm thì phân loại trong nhóm đó. Nếu hỗn hợp gồm các nguyên liệu thuộc nhiều nhóm khác nhau, hàng hóa sẽ được phân loại theo nguyên liệu mang lại tính chất cơ bản nhất cho hỗn hợp.

• Ví dụ: Gói cà phê hòa tan gồm cà phê, đường và sữa. Dù có nhiều thành phần nhưng cà phê là thành phần tạo nên tính chất cơ bản của sản phẩm. Do đó hỗn hợp này được áp mã theo nhóm cà phê.

4.3. Hàng hóa có khả năng phân loại ở nhiều Nhóm

Khi một hàng hóa thoạt nhìn có thể nằm ở nhiều nhóm khác nhau, ta áp dụng Quy tắc 3 theo thứ tự ưu tiên 3a, 3b và 3c.

Quy tắc 3a: Ưu tiên mô tả cụ thể, hàng hóa được mô tả ở nhóm nào cụ thể và chi tiết hơn sẽ được ưu tiên chọn so với nhóm mô tả khái quát.

• Ví dụ: Mặt hàng máy cạo râu có lắp động cơ điện. Sản phẩm này có thể thuộc nhóm dụng cụ cầm tay có động cơ hoặc nhóm thiết bị điện gia dụng. Tuy nhiên, nhóm 85.10 có mô tả chi tiết là Máy cạo râu, tông đơ cắt tóc có lắp động cơ điện. Vì mô tả này cụ thể nhất nên ta chọn nhóm 85.10.

Quy tắc 3b: Ưu tiên đặc tính cơ bản, quy tắc này thường áp dụng cho bộ sản phẩm bán lẻ gồm nhiều thành phần khác nhau. Hàng hóa sẽ được phân loại theo thành phần mang lại đặc tính chủ yếu cho cả bộ sản phẩm đó.

• Ví dụ: bộ chăm sóc tóc gồm kẹp điện uốn tóc, lược và ghim tóc. Trong bộ này, kẹp điện uốn tóc là thiết bị chính mang tính năng nổi trội và quyết định giá trị sử dụng của cả bộ. Do đó, ta lấy mã HS của kẹp điện để áp cho toàn bộ sản phẩm.

Quy tắc 3c: Nếu không thể áp dụng Quy tắc 3a và 3b, nghĩa là không xác định được mô tả nào cụ thể hơn hoặc thành phần nào mang đặc tính cơ bản hơn, hàng hóa sẽ được phân loại vào nhóm có thứ tự mã số lớn nhất trong số các nhóm đang xem xét.

• Ví dụ: Bộ dụng cụ sửa chữa gồm tô vít, kìm và cờ lê. Giả sử ba món này có vai trò ngang nhau. Khi tra cứu, mã HS của cờ lê nằm ở thứ tự sau cùng trong biểu thuế so với hai món còn lại. Vậy ta chọn mã của cờ lê để áp cho cả bộ.

4.4. Phân loại theo hàng hóa giống chúng nhất

Quy tắc này được sử dụng khi hàng hóa chưa từng xuất hiện trong biểu thuế, thường là các sản phẩm công nghệ mới. Phương pháp là so sánh hàng hóa cần phân loại với các hàng hóa đã được phân loại trước đó. Việc so sánh dựa trên các yếu tố như mô tả, đặc điểm kỹ thuật, tính chất lý hóa và mục đích sử dụng. Hàng hóa sẽ được xếp vào nhóm của sản phẩm có tính chất giống chúng nhất.

• Ví dụ: Men dạng viên nén được dùng với liều lượng như thuốc chữa bệnh tiêu hóa. Mặc dù bản chất là men thực phẩm, nhưng do cách dùng và công dụng giống thuốc nên được áp vào nhóm dược phẩm.

4.5. Phân loại hộp đựng và bao bì

Quy tắc này quy định cách phân loại các loại bao bì đi kèm với sản phẩm chính.

Quy tắc 5a: Áp dụng cho các loại bao bì có hình dạng đặc biệt để chứa một hàng hóa xác định, có thể dùng trong thời gian dài và được bán kèm với sản phẩm. Các loại bao bì này được phân loại cùng mã với sản phẩm chính bên trong.

• Ví dụ: Hộp đựng đàn guitar, bao da máy ảnh hay hộp đựng súng. Các vật này được áp cùng mã HS với đàn, máy ảnh và súng. Tuy nhiên quy tắc này không áp dụng nếu bao bì mang tính chất nổi trội hơn cả hàng hóa, ví dụ bao đàn làm bằng vàng hoặc vật liệu cực kỳ quý hiếm.

Quy tắc 5b: Áp dụng cho các loại bao bì thông thườngdùng để đóng gói, chứa đựng hàng hóa trong quá trình vận chuyển như túi nilon, thùng carton. Các loại này được phân loại cùng với hàng hóa.

Tuy nhiên, quy tắc này không áp dụng cho các loại bao bì bằng kim loại có thể sử dụng lặp lại nhiều lần như bình chứa khí đốt bằng thép. Bình chứa khí tái sử dụng phải được phân loại theo mã riêng, tách biệt với khí bên trong.

4.6. Áp dụng phân nhóm và so sánh cùng cấp độ

Quy tắc này quy định việc so sánh và lựa chọn mã số phải được thực hiện trên cùng một cấp độ. Khi so sánh các phân nhóm với nhau, người tra cứu chỉ được so sánh phân nhóm 1 gạch với phân nhóm 1 gạch, phân nhóm 2 gạch với phân nhóm 2 gạch. Nội dung của phân nhóm phải phù hợp với chú giải của phân nhóm đó và chú giải của chương liên quan. Điều này đảm bảo tính logic và chính xác trong quá trình đi từ mã tổng quát đến mã chi tiết 8 số.

5. Phương pháp tra mã HS Code hiệu quả

Bên cạnh việc nắm vững 6 quy tắc phân loại, doanh nghiệp có thể nâng cao độ chính xác khi tra cứu mã HS thông qua một số phương pháp thực tiễn sau:

• Tham khảo từ nhà cung cấp hoặc các đơn vị có kinh nghiệm: Tra cứu mã HS do nước xuất khẩu sử dụng để tham khảo 6 số đầu tiên. Đây là nguồn thông tin hữu ích vì nhà sản xuất thường hiểu rõ cấu tạo và mục đích sử dụng của sản phẩm.
• Sử dụng các công cụ tra cứu trực tuyến uy tín: Các trang web của Tổng cục Hải quan, các phần mềm tra cứu biểu thuế hoặc phiên bản mới nhất của sách Biểu thuế Xuất nhập khẩu để đối chiếu mô tả và chú giải.
• Đối chiếu với chứng từ cũ và tài liệu kỹ thuật: Dựa vào hồ sơ của các lô hàng trước, bảng thông số kỹ thuật, tài liệu phân tích thành phần để so sánh trực tiếp với mô tả trong biểu thuế, từ đó xác định nhóm phù hợp nhất.
• Thực hiện thủ tục xác định trước mã số đối với mặt hàng phức tạp: Với các sản phẩm có tính kỹ thuật cao hoặc giá trị lớn, doanh nghiệp nên nộp hồ sơ xin xác định trước mã số tại Tổng cục Hải quan. Văn bản trả lời từ cơ quan hải quan là cơ sở pháp lý mạnh nhất, giúp doanh nghiệp yên tâm khi làm thủ tục nhập khẩu.

6. Các sai lầm phổ biến khi tra mã HS Code và cách tránh

Dù nắm vững 6 Quy tắc, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp sai sót nghiêm trọng, dẫn đến rủi ro tài chính và chậm trễ thông quan. Việc nhận diện và khắc phục các lỗi sau là bước quan trọng để tối ưu hóa nghiệp vụ phân loại.

Nhầm lẫn giữa công dụng và cấu tạo sản phẩm: Người tra cứu thường ưu tiên mục đích sử dụng như đồ trang trí thay vì xem xét chất liệu cấu thành như sản phẩm bằng gỗ. Tuy nhiên, hệ thống HS Code trong nhiều trường hợp ưu tiên phân loại theo vật liệu.

• Giải pháp: Xác định yếu tố được ưu tiên như cấu tạo, chất liệu hay công dụng bằng cách đối chiếu với Chú giải Chương trước khi lựa chọn mã.

Bỏ qua chú giải phần hoặc chú giải chương: Một lỗi phổ biến là không đọc kỹ các quy định loại trừ ở đầu Chương, dẫn đến việc áp mã nằm trong nhóm đã bị loại trừ từ trước.

• Giải pháp: Luôn bắt đầu quá trình phân loại bằng việc đọc Chú giải để khoanh vùng và loại bỏ những nhóm không phù hợp, tránh sai sót cơ bản.

Tra cứu theo tên thương mại thay vì bản chất hàng hóa: Doanh nghiệp đôi khi áp mã theo tên gọi thị trường, trong khi bản chất kỹ thuật, thành phần và chức năng mới là yếu tố quyết định trong phân loại.

• Giải pháp: Thu thập tài liệu kỹ thuật chi tiết, phân tích thành phần và chức năng, sau đó đối chiếu với mô tả chính thức trong biểu thuế thay vì dựa vào tên gọi.

Chỉ dựa vào mã HS của nước xuất khẩu: Nhiều doanh nghiệp sử dụng nguyên mã tám số từ đối tác nước ngoài mà không kiểm tra lại. Trong khi đó, sáu số đầu là tiêu chuẩn quốc tế nhưng hai số cuối do mỗi quốc gia tự quy định.

• Giải pháp: Chỉ dùng mã sáu số để tham khảo và luôn đối chiếu lại với Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam để xác định phân nhóm phụ chính xác.

Không lưu hồ sơ giải trình hoặc cơ sở tra cứu: Một số trường hợp doanh nghiệp không lưu trữ tài liệu kỹ thuật, hình ảnh sản phẩm hoặc căn cứ vận dụng các quy tắc, khiến việc giải trình với cơ quan hải quan gặp khó khăn.Giải pháp: Xây dựng hồ sơ phân loại hàng hóa cho từng mã HS, bao gồm toàn bộ bằng chứng, phân tích và cơ sở pháp lý, nhằm sẵn sàng giải trình khi phát sinh tranh chấp về mã số.

Tra cứu HS Code là một kỹ năng nghiệp vụ đòi hỏi sự tỉ mỉ, hiểu biết sâu về tính chất hàng hóa và khả năng vận dụng linh hoạt các quy tắc phân loại. Việc tuân thủ đúng 6 quy tắc tra cứu và tránh được 5 sai lầm phổ biến trên không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế mà còn đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, nâng cao uy tín tuân thủ pháp luật trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Xem thêm bài viết khác:

• Packing List là gì? Có ý nghĩa gì trong xuất nhập khẩu
• CO là gì? Phân loại C/O, đặc điểm, các lưu ý quan trọng
• Xuất nhập khẩu là gì? Tổng quan về ngành xuất nhập khẩu