Commercial Invoice là gì? Toàn tập về hóa đơn thương mại

Trong lĩnh vực thương mại quốc tế và cả giao dịch nội địa quy mô lớn, commercial invoice hay còn gọi là hóa đơn thương mại luôn được xem là một chứng từ quan trọng không thể thiếu. Nó không chỉ đơn thuần là một yêu cầu thanh toán mà còn là căn cứ pháp lý, hải quan quan trọng. Thường được gọi tắt là Invoice, loại hóa đơn này chứa đựng thông tin cốt lõi về giá trị giao dịch, mô tả hàng hóa, và các điều kiện mua bán đã được thỏa thuận.

Bài viết sau đây HHB Group sẽ đi sâu làm rõ hóa đơn thương mại là gì, phân tích vai trò không thể thay thế của nó trong quy trình xuất nhập khẩu, và cung cấp hướng dẫn chi tiết về những nội dung bắt buộc phải có để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ cơ bản và bắt buộc trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế. Đây là văn bản do người bán phát hành và gửi cho người mua nhằm xác nhận giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp theo đúng những điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Nói cách khác, hóa đơn thương mại chính là minh chứng cho một giao dịch đã hoàn tất, thể hiện rõ số tiền mà người mua có trách nhiệm thanh toán cho người bán.

• Người phát hành: Thông thường là nhà xuất khẩu hoặc nhà sản xuất.
• Mục đích chính: Làm căn cứ yêu cầu thanh toán và cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ trong giao dịch.

2. Vai trò chính của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại giữ một vai trò đa chiều trong hoạt động xuất nhập khẩu. Không chỉ là một chứng từ đơn lẻ mà còn đóng vai trò như trung tâm dữ liệu kết nối toàn bộ quy trình logistics, thanh toán và hoàn thiện các thủ tục pháp lý của một giao dịch quốc tế.

2.1. Vai trò trong thanh toán và nghiệp vụ ngân hàng

Chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của hóa đơn thương mại là làm căn cứ yêu cầu thanh toán. Đây là chứng từ mà người bán gửi cho người mua để xác nhận nghĩa vụ thanh toán theo đúng thỏa thuận mua bán.

• Chứng từ yêu cầu thanh toán: Là cơ sở để người mua tiến hành trả tiền thông qua các phương thức như chuyển khoản T/T, nhờ thu D/P, hoặc thanh toán qua L/C.
• Chứng từ bắt buộc trong L/C: Trong phương thức tín dụng thư (L/C), hóa đơn thương mại nằm trong bộ chứng từ mà người bán phải xuất trình cho ngân hàng. Ngân hàng sẽ đối chiếu nội dung invoice với các điều khoản của L/C để quyết định việc thanh toán.

2.2. Vai trò trong thông quan hàng hóa

Đối với hoạt động xuất nhập khẩu, đây chính là vai trò then chốt của hóa đơn thương mại. Cơ quan hải quan sử dụng invoice để kiểm tra, đối chiếu và xác định nhiều yếu tố quan trọng:

• Xác định trị giá hải quan: Giá trị hàng hóa trên hóa đơn là căn cứ để tính thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế khác (nếu có).
• Hỗ trợ phân loại hàng hóa: Thông tin mô tả hàng hóa, số lượng hoặc mã HS giúp hải quan phân loại và kiểm tra tính chính xác của lô hàng.
• Đối chiếu chứng từ: Invoice được đối chiếu với vận đơn (Bill of Lading), phiếu đóng gói và các chứng từ liên quan để đảm bảo tính hợp lệ của bộ hồ sơ hải quan.

2.3. Vai trò pháp lý và kế toán

Hóa đơn thương mại còn mang ý nghĩa quan trọng trong quản trị doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật:

• Bằng chứng giao dịch: Là tài liệu chứng minh giao dịch mua bán đã phát sinh, giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong trường hợp có tranh chấp.
• Căn cứ ghi nhận kế toán: Đây là tài liệu chính thức để doanh nghiệp hạch toán doanh thu, chi phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định.

3. Những nội dung bắt buộc của một hóa đơn thương mại

Để hóa đơn thương mại được ngân hàng chấp nhận khi thanh toán và được cơ quan hải quan duyệt khi làm thủ tục thông quan, chứng từ này phải thể hiện rõ ràng, đầy đủ và chính xác các thông tin quan trọng. Mỗi mục dưới đây đều đóng vai trò nhất định trong việc chứng minh giao dịch và đối chiếu với các chứng từ khác trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu.

3.1. Thông tin về giao dịch

Những thông tin này giúp xác định hóa đơn thuộc về giao dịch nào, từ đó tạo sự liên kết giữa các chứng từ liên quan:

• Số hóa đơn (Invoice Number): Mỗi invoice phải có số riêng biệt, không trùng lặp. Số hóa đơn giúp doanh nghiệp và ngân hàng dễ dàng tra cứu, đối chiếu cũng như hạch toán sau này.
• Ngày phát hành hóa đơn (Issue Date): Là ngày người bán chính thức lập hóa đơn. Ngày này phải phù hợp với hợp đồng, L/C hoặc thời điểm giao hàng để đảm bảo tính hợp lệ.
• Số hợp đồng hoặc số L/C (Contract No./L/C No.): Việc ghi rõ số hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc tín dụng thư giúp ngân hàng và hải quan xác minh rằng hóa đơn được phát hành đúng theo giao dịch đã thỏa thuận trước đó. Đây là yếu tố quan trọng để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính pháp lý của bộ chứng từ.

3.2. Thông tin các bên tham gia giao dịch

Thông tin chi tiết của từng bên là cơ sở xác định đúng chủ thể thực hiện mua bán và chịu trách nhiệm pháp lý:

• Người bán (Seller/Exporter): Bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại, email liên hệ và mã số thuế (nếu có). Đây là đơn vị phát hành hóa đơn và chịu trách nhiệm về tính chính xác của chứng từ.
• Người mua (Buyer/Importer): Tương tự, hóa đơn cần ghi rõ thông tin nhận diện người mua để đảm bảo việc thanh toán và thông quan diễn ra đúng đối tượng.
• Người nhận hàng (Consignee): Có thể chính là người mua hoặc là bên thứ ba theo chỉ định của hợp đồng. Ví dụ: công ty logistics hoặc đại lý tại nước nhập khẩu.
• Bên được thông báo (Notify Party): Là đối tượng sẽ được báo khi hàng đến cảng. Thông tin này vô cùng quan trọng trong các lô hàng vận chuyển theo đường biển để đảm bảo người nhận chuẩn bị thủ tục kịp thời.

3.3. Thông tin chi tiết về hàng hóa

Đây là phần quan trọng nhất của hóa đơn thương mại vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc kiểm tra, định giá và phân loại hàng hóa của cơ quan hải quan:

• Mô tả hàng hóa: Cần mô tả rõ ràng, cụ thể về tên hàng, chất liệu, quy cách, mã sản phẩm…Ví dụ: thay vì ghi Clothes, cần ghi Men’s cotton shirt, 100% cotton, navy color.
• Mã HS: Mã HS giúp phân loại hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế. Sai mã HS có thể dẫn đến tính sai thuế hoặc bị hải quan yêu cầu sửa đổi, gây chậm trễ thông quan.
• Số lượng: Ghi rõ số lượng thực tế theo đơn vị đo phù hợp: pcs, kg, dozen, set…
• Đơn vị tính: Phải phù hợp với đơn vị tính của packing list và tờ khai hải quan để tránh chênh lệch.
• Đơn giá: Giá từng đơn vị hàng hóa, thể hiện theo đồng tiền thanh toán đã thỏa thuận.

3.4. Giá trị giao dịch và điều kiện áp dụng

Phần này thể hiện tổng giá trị của lô hàng và các điều kiện mà hai bên đã thống nhất:

• Tổng giá trị hóa đơn (Total Amount): Ghi bằng số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn. Đây là căn cứ để ngân hàng thanh toán và hải quan tính thuế.
• Đồng tiền thanh toán (Currency): USD, EUR, JPY, VND… phải ghi rõ để xác định chính xác giá trị giao dịch.
• Điều kiện giao hàng (Incoterms): Ghi rõ điều kiện như FOB, CIF, EXW… cùng địa điểm, ví dụ như: FOB Hai Phong, CIF Los Angeles…Điều kiện Incoterms xác định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua.
• Điều kiện thanh toán (Payment Terms): Nêu cụ thể phương thức thanh toán, ví dụ: T/T 30 days after Invoice date, L/C at sight, DP at sight,…Điều này giúp tránh tranh cãi và đảm bảo phù hợp với hợp đồng hoặc L/C.

3.5. Các khai báo bổ sung

• Cảng xếp hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Xác định nơi hàng được gửi đi và nơi hàng cập cảng, hỗ trợ hải quan và đơn vị vận chuyển theo dõi hành trình.
• Chữ ký và dấu của người bán (Signature & Stamp): Chữ ký và dấu công ty nếu cần thể hiện sự xác nhận tính chính xác của toàn bộ thông tin trên hóa đơn. Nhiều ngân hàng yêu cầu chữ ký bắt buộc nếu thanh toán theo L/C.

4. Một số dạng hóa đơn thương mại đang được sử dụng phổ biến tại Việt Nam

Hóa đơn trung lập: Thường xuất hiện trong các giao dịch có bên thứ ba tham gia, như tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu, hoặc thương mại qua trung gian. Là loại hóa đơn được phát hành bởi bên trung gian, không phải người bán thực sự, giúp che giấu danh tính người bán hoặc nguồn gốc hàng hóa. Mục đích sử dụng:

• Bảo mật thông tin nguồn cung cấp.
• Dùng trong trường hợp người bán không muốn trực tiếp đứng tên trên hóa đơn.

Hóa đơn chiếu lệ: Hóa đơn chiếu lệ có hình thức giống hóa đơn thương mại nhưng không dùng để thanh toán và mang tính dự thảo, thông báo và luôn được lập trước khi hóa đơn thương mại chính thức được phát hành. Mục đích sử dụng:

• Thương lượng trước khi ký hợp đồng chính thức.
• Dùng để chào hàng, gửi mẫu, trưng bày triển lãm.
• Cung cấp thông tin về chi phí và đặt hàng dự kiến.
• Hỗ trợ người mua xin giấy phép nhập khẩu hoặc mở L/C sơ bộ.

Hóa đơn tạm thời: Hóa đơn tạm thời được lập khi các điều khoản cuối cùng của giao dịch chưa thống nhất hoàn toàn, ví dụ về số lượng, giá cả, phẩm chất hàng hóa, hoặc khi thanh toán được thực hiện theo nhiều giai đoạn.

• Giao hàng lớn chia nhiều lần, thanh toán từng phần.
• Giá cả chỉ được xác định sau khi hoàn tất giao hàng (theo giá thị trường).
• Thanh toán tạm thời khi giá hợp đồng là tạm tính hoặc giá cuối cùng phụ thuộc kiểm định trọng lượng, khối lượng hoặc chất lượng tại cảng đến.

Hóa đơn chính thức: Là hóa đơn chính thức và có giá trị pháp lý cao nhất trong bộ chứng từ thương mại. Thời điểm lập sau khi hàng đã sẵn sàng giao hoặc các hóa đơn tạm thời đã được điều chỉnh hoàn tất. Vai trò chính:

• Là chứng từ thanh toán cuối cùng giữa người mua và người bán.
• Xác nhận tổng giá trị, số lượng, đơn giá, các điều khoản hợp đồng.
• Căn cứ để khai báo hải quan và tính thuế nhập khẩu.

Hóa đơn chi tiết: Cung cấp thông tin cụ thể từng mặt hàng, bao gồm số lượng, đơn giá, mã hàng và các thông số kỹ thuật. Trường hợp sử dụng:

• Đơn hàng đa dạng sản phẩm hoặc nhiều SKU.
• Hỗ trợ hải quan trong phân loại hàng hóa, đặc biệt cho ngành linh kiện điện tử, phụ tùng ô tô, thiết bị máy móc.

Hóa đơn lãnh sự: Là loại hóa đơn cần xác nhận bởi lãnh sự quán hoặc cơ quan chính phủ của nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu. Mục đích chính:

• Hỗ trợ cơ quan nhập khẩu kiểm soát và đánh thuế chính xác.
• Ngăn chặn hành vi bán phá giá hoặc khai báo không trung thực.
• Cung cấp thông tin chuẩn cho các mặt hàng phải chịu thuế.

Lưu ý: Trong một số trường hợp, hóa đơn lãnh sự có thể thay thế cho C/O (Certificate of Origin).

5. Hướng dẫn cách soạn thảo hóa đơn thương mại

Việc lập hóa đơn thương mại cần sự chính xác tuyệt đối, đặc biệt là trong môi trường quốc tế. Quy trình này thường đi kèm với việc lập phiếu đóng gói (Packing List).

5.1. Những lưu ý khi soạn hóa đơn thương mại

• Chính xác tuyệt đối: Mọi thông tin về mô tả, số lượng, đơn giá phải khớp 100% với Hợp đồng và khớp với các chứng từ vận tải khác như phiếu đóng gói và vận đơn. Sai lệch dù nhỏ cũng có thể bị ngân hàng từ chối thanh toán hoặc hải quan từ chối thông quan.
• Đơn vị tiền tệ rõ ràng: Ghi rõ loại tiền tệ cho tất cả các khoản mục giá trị.
• Giá trị không bao gồm thuế VAT ở nước xuất khẩu: Hóa đơn thương mại thường chỉ thể hiện giá trị giao dịch cốt lõi (ví dụ: giá FOB, giá CIF), không bao gồm thuế VAT nội địa của nước xuất khẩu.

5.2. Các bước lập hóa đơn

• Thu thập dữ liệu cơ bản: Lấy thông tin từ hợp đồng mua bán như số hợp đồng, ngày, tên công ty, điều kiện Incoterms, điều kiện thanh toán.
• Lập bảng kê hàng hóa: Dựa vào Packing List, liệt kê từng mặt hàng, mã HS, số lượng, đơn giá.
• Tính toán tổng giá trị: Nhân số lượng với đơn giá để ra tổng giá trị từng mặt hàng, sau đó cộng tổng để ra giá trị cuối cùng.
• Hoàn thiện thông tin vận tải: Thêm cảng đi/cảng đến, tên tàu, số chuyến.
• Kiểm tra chéo (Double Check): So sánh Invoice với Hợp đồng và Packing List để đảm bảo không có sự khác biệt nào.
• Ký và ban hành: In ra, ký tên của người có thẩm quyền hoặc đóng dấu công ty, sau đó gửi cho người mua và ngân hàng (nếu dùng L/C).

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng không thể thiếu trong mọi giao dịch xuất nhập khẩu. Hiểu rõ định nghĩa, giá trị pháp lý, mục đích sử dụng và cách lập hóa đơn đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh toán an toàn giữa người bán và người mua, đồng thời hỗ trợ thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng, tránh rủi ro bị từ chối hoặc trì hoãn.

Bên cạnh đó, hóa đơn thương mại còn giúp minh bạch trong kế toán và quản lý giao dịch, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng. Vì vậy, nắm vững kiến thức về hóa đơn thương mại và áp dụng đúng trong thực tế sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.

Xem thêm bài viết khác:

• Vận đơn đường biển Sea Way Bill (SWB) là gì?
• Có những loại phụ phí nào trong vận chuyển quốc tế?
• Thư tín dụng chứng từ L/C (Letter of Credit) có ý nghĩa gì?