Có những loại phụ phí nào trong vận chuyển quốc tế?

Có nhiều loại phí phát sinh trong vận chuyển quốc tế bên cạnh phí vận chuyển. Việc hiểu và lựa chọn các loại dịch vụ vận chuyển phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu và hạn chế việc bị tính phụ phí không rõ lý do. Trong bài viết bên dưới, HHB Group sẽ cùng các bạn đi tìm hiểu về phụ phí trong vận chuyển quốc tế là gì? Và có những loại phụ phí nào trong vận chuyển quốc tế cần phải lưu ý để doanh nghiệp có thể lập kế hoạch chi phí chính xác, tránh rủi ro bị mất tiền oan.

1. Phụ phí địa phương (Local Charge)

Phụ phí địa phương hay còn gọi là local charge, là nhóm phí mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ phải thanh toán trực tiếp tại cảng xuất khẩu hoặc cảng nhập khẩu. Dưới đây là một số loại local charge phổ biến trong vận chuyển quốc tế:

1.1. Phí phát hành vận đơn (B/L Fee):

Là phụ phí cơ bản nhất khi phát hành vận đơn. Chi phí này không chỉ đơn thuần là in ấn mà bao gồm cả quá trình thông báo thông tin B/L cho đại lý tại nước nhập khẩu mà còn theo dõi và quản lý đơn hàng. Ngoài ra còn một số loại phụ phí khác liên quan đến B/L:

• Couier Fee: Phí chuyển phát nhanh bộ chứng từ đối với vận đơn gốc.
• Telex Release Fee: Phí điện giao hàng khi sử dụng B/L surrender.
• Amendment Fee: Phí chỉnh sửa vận đơn, mức phí này thường khác nhau tùy thuộc vào thời điểm chỉnh sửa. Có thể là trước hay sau khi tàu cập nhật hoặc khi đã khai manifest.

1.2. Phí lệnh gia hàng (D/O Fee)

Delivery order fee được viết tắt là D/O fee, là phụ phí mà người nhận hàng phải đóng để nhận được lệnh giao hàng ứng với mỗi lô hàng tương đương với mỗi B/L. Lệnh giao hàng là chứng từ bắt buộc để người nhận có thể rút hàng khỏi cảng. Phí này áp dụng cho những loại hình vận tải như hàng FCL, hàng LCL, hàng không và hàng rời (bulk).

Theo các điều kiện Incoterms như EXW, nhóm F, nhóm C, DAT, người nhận hàng sẽ chịu phí này. Quá trình phát hành D/O còn bao gồm cả việc khai Manifest và đi lấy lệnh đối với House B/L.

1.3. Phụ phí xếp dỡ tại cảng (THC Fee)

THC Fee sẽ bao gồm các chi phí liên quan đến việc di chuyển và xếp dỡ container trong khu vực cảng. Cụ thể, đây là chi phí xếp dỡ hàng từ trên tàu xuống bãi và ngược lại, phí chuyển hàng từ cầu tàu vào chứa, phí xe nâng, phí công nhân cảng, phí bến bãi và phí quản lý của cảng.

THC còn được áp dụng ở cảng xuất và cảng nhập, tuy nhiên trách nhiệm thanh toán sẽ thay đổi tùy theo Incoterms:

• Shipper sẽ chịu các khoản phí tại cảng xếp (Port of loading) đối với các điều kiện giao hàng (DAT, DDP, DDU)
• Người nhận sẽ chịu các khoản phí tại cảng dỡ (Port of discharge) đối với các điều kiện (EXW, FCR, FAS, FOB, CFR, CIF).

1.4. Phí vệ sinh container (Cleaning Fee)

Container được sử dụng để đóng rất nhiều loại hàng hóa khác nhau từ thực phẩm cho đến hóa chất, việc vệ sinh định kì là cần thiết để đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng và hàng hóa đóng vào lần sau. Đây là phụ phí mà người trả trả giống D/O fee.

Lưu ý: Một số hãng tàu, đặc biệt là hãng tàu nội địa vẫn thu phía này như một khoản lợi nhuận ngay cả khi họ không trực tiếp làm vệ sinh container.

1.5. Phí khai thác hàng lẻ (CFS Fee)

CFS fee là phụ phí chỉ áp dụng cho hàng lẻ (LCL). Khi hàng lẻ được tập kết và chia tách trong kho CFS, phí này sẽ được thu để chi trả cho các hoạt động:

• Bốc xếp hàng hóa từ container sang kho và ngược lại.
• Phí lưu kho hàng lẻ.
• Phí quản lý kho hàng.

1.6. Phí lưu bãi/Container (DEM/DET Fee)

Đây là nhóm phụ phí phạt được áp dụng khi container nằm quá thời gian miễn phí cho phép của hãng tàu tại cảng hoặc tại kho riêng của khách.

• DEMURRAGE (DEM): Phí lưu container tại bãi của cảng.
• DETENTION (DET): Phí lưu container tại kho riêng của khách khi container được kéo về kho nhưng trả lại hãng tàu chậm hơn quy định.
• STORAGE: Phí lưu bãi của cảng được thu bởi Cảng vụ.

Quy định về DEM/DET đối với hàng xuất khẩu: Thông thường, container được miễn phí DEM và DET từ 3-7 ngày trước ngày tàu chạy dự kiến (ETD). Và sẽ phát sinh phí:

• Nếu container để tại kho riêng của bạn quá ngày miễn phí, bạn phải trả DET.
• Nếu bạn giao container về bãi sau giờ Closing Time và không kịp xếp lên tàu dự kiến, hàng phải nằm chờ chuyến sau, bạn sẽ phải trả DEM và STORAGE hay còn gọi là phí lưu bãi kèm theo phí đảo/chuyển container.

Quy định về DEM/DET đối với hàng nhập khẩu: Hàng nhập thường được miễn phí DEM và STORAGE từ 5-7 ngày kể từ ngày tàu cập cảng. Và sẽ phát sinh phí:

• Sau ngày miễn phí, nếu container vẫn còn nằm trong bãi của cảng, bạn phải trả DEM và STORAGE.
• Nếu bạn mang container về kho riêng để dỡ hàng, nhưng trả rỗng về bãi chậm hơn ngày quy định, bạn phải trả phí DET.

1.7. Một số loại phụ phí khác tại địa phương

Bên cạnh các phí kể trên, còn có các phụ phí khác liên quan đến an ninh, môi trường và thủ tục:

• Phí niêm phong chì (Seal Fee): Phí do hãng tàu hoặc cảng thu để niêm phong container bằng seal chì, đảm bảo tính an toàn và nguyên vẹn của hàng hóa.
• Phí soi chiếu an ninh (X-ray/Screening): Phí kiểm tra bằng máy soi chiếu nhằm đáp ứng yêu cầu an ninh tại cảng hoặc theo quy định hải quan.
• Phụ phí nhiên liệu lưu huỳnh thấp – LSS (Low Sulphur Surcharge): Khoản phụ phí được áp dụng để bù đắp chi phí sử dụng nhiên liệu ít lưu huỳnh, giúp tàu tuân thủ các tiêu chuẩn giảm phát thải theo quy định môi trường quốc tế.

2. Phụ phí theo thị trường và tuyến đường

Đây là nhóm phụ phí phát sinh do yêu cầu khai báo hải quan và an ninh của từng thị trường, đặc biệt tại các quốc gia có quy định kiểm soát hàng hóa nghiêm ngặt. Các phụ phí này nhằm đảm bảo hãng tàu, nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu tuân thủ đầy đủ quy trình khai báo trước khi hàng cập cảng. Các loại phụ phí phổ biến gồm:

• ENS (Entry Summary Declaration): Phí khai báo tóm tắt hàng hóa vào Châu Âu, giúp cơ quan hải quan kiểm soát rủi ro trước khi tàu cập cảng.
• AMS (Automatic Manifest System): Phí truyền dữ liệu manifest thông tin lô hàng vào hệ thống hải quan của Mỹ, Canada và Trung Quốc, nhằm đảm bảo các lô hàng được ghi nhận và kiểm tra trước khi nhập cảnh.
• ISF (Importer Security Filing): Phí khai báo an ninh dành cho hàng hóa nhập khẩu vào Mỹ. Loại phí này do nhà nhập khẩu thực hiện, giúp hải quan đánh giá rủi ro an ninh đối với từng lô hàng.
• AFR (Advance Filling Rules): Phí gửi trước thông tin manifest cho hải quan Nhật Bản, nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát an ninh trước khi hàng đến.
• AFS (Advance Filling Surcharge): Phí truyền dữ liệu manifest vào Trung Quốc, giúp cơ quan chức năng kiểm tra và phê duyệt trước khi hàng cập cảng.

3. Phụ phí tính vào cước vận chuyển (Freight Surcharges)

Đây là các phụ phí do hãng tàu hoặc hãng hàng không thu để bù đắp cho những biến động chi phí vận hành, tính chất mùa vụ, hoặc điều kiện vận chuyển bất thường.

3.1. Phụ phí điều chỉnh nghiên liệu (BAF và EBS)

• BAF (Bunker Adjustment Factor): Là phụ phí điều chỉnh giá nhiên liệu, mức giá nhiên liệu tại mỗi cảng, mỗi quốc gia khác nhau có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí chuyến đi. Hãng vận chuyển thu BAF để cân đối chi phí này.
• EBS (Emergency Bunker Surcharge): Phụ phí nhiên liệu khẩn cấp, thường được áp dụng khi giá nhiên liệu tăng đột ngột và ngoài dự kiến.

3.2. Phụ phí điều chỉnh tỷ giá (CAF)

Currency Adjustment Factor được viết tắt là CAF là khoản phụ phí cước biển mà hãng tàu thu từ chủ hàng để bù đắp chi phí phát sinh do sự biến động tỷ giá ngoại tệ bất lợi, đặc biệt là khi chi phí vận hành tại các khu vực khác nhau được thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ.

3.3. Phụ phí mùa vụ và tăng giá chung (PSS & GRI)

• PSS (Peak Season Surcharge): Phụ phí cao điểm mùa vụ. Phí này được áp dụng trong mùa cao điểm vận chuyển thường từ tháng 8 đến tháng 10 khi nhu cầu tăng mạnh, đặc biệt là hàng hóa chuẩn bị cho mùa Lễ Tạ Ơn và Giáng Sinh tại thị trường Mỹ và Châu Âu.
• GRI (General Rate Increase): Phụ phí tăng giá cung, đây là sự tăng giá chung của cước vận chuyển, thường xảy ra vào các mùa hàng cao điểm hoặc khi hãng tàu cần điều chỉnh lại mức giá cơ bản.

3.4. Phụ phí do điều kiện tuyến đường (PCS, SCS, CIC)

• PCS (Port Congestion Surcharge): Phụ phí tắc nghẽn tại cảng. Phí này được áp dụng khi cảng xếp hoặc dỡ xảy ra ùn tắc nghiêm trọng, làm tàu bị chậm trễ, phát sinh chi phí neo đậu, nhiên liệu và quản lý đội tàu cho chủ tàu.
• Phụ phí qua kênh đào Panama/Suez (PCS/SCS): Chi phí bổ sung khi tàu đi qua các kênh đào quan trọng này.
• CIC (Container Imbalance Charge): Phụ phí phụ trội hàng nhập hoặc cân bằng container. Phí này thu để bù đắp chi phí vận chuyển container rỗng về khu vực có nhu cầu, khi xảy ra sự mất cân bằng giữa lượng container nhập và xuất tại một thị trường.

3.5. Một số loại phụ phí khác

• DDC (Destination Delivery Charge): Phụ phí giao hàng tại cảng ở Mỹ.
• SSC (Security Surcharge): Phí an ninh thường áp dụng cho đường hàng không.

4. Giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát phụ phí trong vận chuyển quốc tế

Giải pháp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát các phụ phí lẻ tẻ mà cần mở rộng sang chiến lược quản lý tổng chi phí logistics bao gồm cước vận chuyển và phụ phí trong bối cảnh thị trường biến động phức tạp như căng thẳng biển đỏ, tắc nghẽn cảng.

4.1. Thiết lập chiến lược hợp tác dài hạn giúp kiểm soát cước vận chuyển

Đây là giải pháp gốc rễ để giảm thiểu tác động của sự tăng giá cước theo tuần/theo mùa, đặc biệt quan trọng khi giá cước tăng phi mã, tăng 120% như chỉ số WCI đã chỉ ra.

• Tăng cường liên kết ngành hàng: Các doanh nghiệp cùng ngành hàng cần liên kết lại thông qua hiệp hội để gom số lượng hàng hóa lớn. Và sử dụng khối lượng hàng hóa này làm đòn bẩy để đàm phán trực tiếp với các hãng tàu lớn, uy tín.
• Ký kết hợp đồng vận tải dài hạn: Các doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch sản xuất và vận tải dài hạn làm cơ sở để ký kết hợp đồng dài hạn với hãng tàu. Với mục tiêu là đảm bảo có được mức giá cước ổn định và ưu đãi, giảm thiểu tối đa rủi ro khi các hãng tàu chuyển sang báo giá theo tuần.

Ngoài ra, cần liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm để giữ vững giá trị và khả năng thương lượng, giảm sự phụ thuộc vào chi phí logistics.

4.2. Kiểm soát minh bạch các loại phụ phí và phí kỹ thuật

Đây là giải pháp trực tiếp để loại bỏ các phụ phí không rõ ràng, phí phạt hành chính và phí sửa đổi.

Yêu cầu báo giá tách bạch (Unbundled Quote): Luôn yêu cầu bên nhận cung cấp báo giá trong đó tách rõ cước vận chuyển và từng loại phụ phí như THC, B/L Fee, PSS, LSS, CFS,… cùng mức giá cụ thể. Điều này giúp:

• Tránh phí ẩn hoặc phí bị gom chung không rõ ràng.
• Dễ dàng so sánh báo giá giữa các nhà vận chuyển.
• Kiểm soát tốt hơn tổng chi phí logistics.

Thẩm định Incoterms và Local Charge: Hiểu đúng và nắm vững Incoterms giúp xác định bên chịu trách nhiệm đối với Local Charge ở cả đầu xuất và đầu nhập. Song song đó, cần phải:

• Kiểm tra kỹ mức phí của nhà giao nhận do khách nhập chỉ định (Nominated Forwarder) ở đầu nhập, vì đây thường là điểm dễ xảy ra tình trạng đẩy phí cao bất thường
• Xác định rõ trách nhiệm thanh toán, tránh tranh chấp và tránh phát sinh chi phí không cần thiết

Tuân thủ kỹ thuật chứng từ: Rà soát và xác nhận Draft B/L nghiêm ngặt trước khi khai Manifest để tránh phát sinh phí chỉnh sửa vận đơn và các phí khai báo an ninh chậm trễ ENS, AMS, ISF, AFR.

4.3. Quản lý vận hành và thích ứng tình thế

Đây là các biện pháp chủ động giải quyết các phí phạt do thời gian và sự cố tuyến đường.

• Thương lượng Free Time rộng hơn: Thời gian miễn phí DEM lưu bãi cảng và DET lưu tại kho lên mức tối đa thường 7-10 ngày để có thời gian linh hoạt xử lý thông quan và rút hàng.
• Lập kế hoạch và theo dõi chặt chẽ tiến độ: Thiết lập quy trình theo dõi nghiêm ngặt ngày tàu cập cảng (ETA), thời điểm hết hạn miễn phí DEM/STORAGE/DET để hành động kịp thời, tránh các khoản phí phạt lũy tiến.
• Trong bối cảnh biến động như xung đột Biển Đỏ, tắc nghẽn cảng Singapore hoặc thay đổi tuyến hành trình, doanh nghiệp cần liên tục cập nhật tình hình vận tải quốc tế. Từ đó, có thể:
  • Thương lượng với đối tác nhập/xuất để kéo giãn thời gian đóng hàng hoặc giao nhận
  • Tránh vội vàng chấp nhận mức cước vận chuyển bị đẩy lên quá cao
  • Chủ động xây dựng phương án vận chuyển thay thế khi cần

4.4. Tận dụng hỗ trợ từ cơ quan nhà nước

Bên cạnh các biện pháp nội bộ, doanh nghiệp cũng cần theo dõi chính sách và thông tin từ cơ quan quản lý để tối ưu chi phí và thủ tục.

Giám sát phụ thu: Doanh nghiệp nên cập nhật thông báo từ Cục Hàng hải Việt Nam về việc kiểm soát mức giá dịch vụ tại cảng biển và các phụ thu do hãng tàu áp dụng. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện các khoản thu bất hợp lý và làm việc lại với nhà giao nhận hoặc hãng tàu.

Tận dụng tốc độ giải phóng hàng hóa: Cảng vụ hiện đang đẩy mạnh các biện pháp rút ngắn thời gian xử lý và giảm bớt thủ tục hành chính. Doanh nghiệp nên tận dụng ưu điểm này để:

• Nhanh chóng lấy hàng ra khỏi cảng
• Hạn chế phát sinh phí DEM/STORAGE
• Đẩy nhanh vòng quay container rỗng

Phụ phí trong vận chuyển quốc tế là điều tất yếu, nhưng nắm rõ các loại phí, cách tính và điều kiện áp dụng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả. Kết hợp chiến lược hợp tác dài hạn, minh bạch hóa báo giá và quản lý vận hành chủ động, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro phụ phí, tối ưu tổng chi phí logistics và đảm bảo hàng hóa lưu thông thông suốt ngay cả khi thị trường biến động. HHB Group hy vọng bài viết cung cấp cho bạn một góc nhìn toàn diện nhất về các loại phụ phí trong vận chuyển quốc tế.

Xem thêm bài viết khác:

• Vận đơn (Bill of Lading) có ý nghĩa gì trong xuất khẩu?
• Tổng hợp các thuật ngữ phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu