CO là gì? Phân loại C/O, đặc điểm, các lưu ý quan trọng

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, C/O còn được gọi là chứng nhận xuất xứ hàng hóa, đây là một dạng chứng từ bắt buộc và có ý nghĩa quyết định trong việc hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại mà Việt Nam đã ký kết. Sở hữu C/O hợp lệ giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuế nhập khẩu, tăng lợi thế cạnh tranh và đảm bảo minh bạch trong lưu thông hàng hóa quốc tế.

Bài viết dưới đây từ HHB Group sẽ cung cấp thông tin đầy đủ và chuẩn xác về C/O, quy trình xin cấp, các loại C/O phổ biến, điều kiện áp dụng đến những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh sai sót và tối ưu hiệu quả khi tham gia giao thương toàn cầu.

1. Định nghĩa về C/O

C/O là viết tắt của Certificate of Origin (CO) là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa. Chứng từ này là bằng chứng xác thực về quốc gia, vùng lãnh thổ nơi hàng hóa được sản xuất, gia công chế biến hoặc khai thác.

C/O đóng vai trò là chứng từ pháp lý phổ biến và bắt buộc trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa. Vai trò chính của C/O bao gồm:

• Là cơ sở áp dụng chính sách ưu đãi: C/O là bằng chứng duy nhất để phân biệt hàng hóa nhập khẩu được hưởng ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam là thành viên.
• Kiểm soát và quản lý hàng hóa: Giúp cơ quan hải quan và thương mại của nước nhập khẩu thực hiện việc quản lý, theo dõi và áp dụng các biện pháp kiểm soát cần thiết đối với hàng hóa nhập khẩu từ một quốc gia cụ thể.
• Áp dụng các biện pháp phòng vệ thương mại: C/O là công cụ để các nước áp dụng thuế chống phá giá, thuế chống trợ cấp hoặc các biện pháp hạn chế định lượng (hạn ngạch) đối với hàng hóa có xuất xứ từ một quốc gia nhất định.
• Thống kê thương mại: Dữ liệu từ C/O hỗ trợ các cơ quan thống kê biên soạn số liệu thương mại chính xác, phục vụ cho việc hoạch định chính sách kinh tế vĩ mô.

2. Lợi ích khi doanh nghiệp sở hữu C/O

Việc xin cấp và sử dụng C/O hợp lệ mang lại nhiều lợi ích thiết thực, tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu:

2.1. Ưu đãi thuế quan

Đây là lợi ích lớn nhất và trực tiếp nhất của C/O. Khi hàng hóa được xác nhận có xuất xứ từ quốc gia thành viên của một FTA, nó sẽ được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt, thường là 0% hoặc thấp hơn nhiều so với mức thuế suất ưu đãi thông thường hoặc thuế suất thông thường.

Ví dụ, hàng hóa Việt Nam xuất khẩu sang EU có C/O mẫu EUR.1 trong hiệp định EVFTA, có thể giảm thuế ngay lập tức, giúp sản phẩm có giá cạnh tranh hơn trên thị trường quốc tế.

2.2. Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá

Trong những trường hợp hàng hóa của một nước bị tố cáo phá giá hoặc nhận trợ cấp không công bằng tại thị trường nước khác, việc xác định rõ ràng xuất xứ qua C/O cho phép nước nhập khẩu áp dụng các biện pháp thuế chống phá giá hoặc thuế chống trợ cấp một cách chính xác. Điều này bảo vệ các ngành sản xuất nội địa của nước nhập khẩu.

2.3. Hỗ trợ thống kê thương mại và duy trì hạn ngạch

Đối với một số mặt hàng như dệt may, nông sản thường chịu sự quản lý bằng hạn ngạch, C/O giúp cơ quan quản lý thương mại theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa đã xuất/nhập khẩu, đảm bảo tuân thủ các thỏa thuận quốc tế. Trên cơ sở này, các cơ quan thương mại có thể duy trì hệ thống hạn ngạch một cách công bằng và minh bạch.

2.4. Xúc tiến và củng cố niềm tin thương mại

Trong quan hệ B2B, việc cung cấp C/O không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là minh chứng cho chất lượng và nguồn gốc minh bạch của sản phẩm. Điều này giúp củng cố niềm tin với đối tác nhập khẩu, xúc tiến thương mại và xây dựng thương hiệu quốc gia.

3. C/O có những nội dung chính nào?

Dù các mẫu C/O như A, D, E… có khác nhau về hình thức, nhưng nhìn chung chúng đều chứa những thông tin quan trọng sau:

• Loại C/O: Cho biết C/O được cấp theo hiệp định nào, ví dụ mẫu E dùng trong hiệp định ACFTA.
• Thông tin người xuất khẩu và nhập khẩu: Gồm tên, địa chỉ và quốc gia của người gửi và người nhận hàng. Các thông tin này cần trùng khớp với vận đơn và hóa đơn thương mại để tránh sai sót khi kiểm tra.
• Thông tin vận chuyển: Nêu phương tiện vận tải, cảng đi và cảng đến. Đây là yếu tố để hải quan xem xét hàng có đáp ứng quy tắc vận chuyển trực tiếp hay không.
• Mô tả hàng hóa: Tên hàng, số lượng, chủng loại và bao bì. Nội dung cần thống nhất với hóa đơn và tờ khai hải quan để đảm bảo tính nhất quán.
• Mã HS: Mã phân loại hàng hóa theo hệ thống HS. Nếu khai sai mã, doanh nghiệp rất dễ bị từ chối C/O.
• Tiêu chí xuất xứ: Là phần cốt lõi, cho biết hàng đủ điều kiện xuất xứ theo tiêu chí nào như:
  • WO: Xuất xứ thuần túy
  • RVC: Tính hàm lượng giá trị khu vực
  • CTC: Chuyển đổi mã số HS
• Trọng lượng hoặc số lượng hàng: Thường thể hiện trọng lượng tổng hoặc số lượng thực tế của lô hàng.
• Xác nhận của cơ quan cấp C/O: Dấu và chữ ký của cơ quan có thẩm quyền như VCCI hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu.
• Tuyên bố của doanh nghiệp: Chữ ký xác nhận của người xuất khẩu, cam kết thông tin khai báo là chính xác.

Đây là các nội dung cơ bản nhưng bắt buộc phải chính xác tuyệt đối để C/O được chấp nhận trong quá trình thông quan.

4. Phân loại C/O

C/O được phân loại dựa trên mục đích sử dụng và các quy tắc xuất xứ được áp dụng.

4.1. Phân loại theo mục đích sử dụng

C/O không ưu đãi: Cấp cho hàng hóa xuất khẩu không nhằm mục đích hưởng ưu đãi thuế quan. Mục đích chủ yếu là phục vụ cho thống kê thương mại, quản lý hạn ngạch, hoặc áp dụng các biện pháp chống phá giá.

• C/O mẫu B: Cấp cho hàng xuất khẩu của Việt Nam đi các nước không có thỏa thuận ưu đãi hoặc không có yêu cầu đặc biệt.
• C/O cà phê: Cấp theo quy định của Tổ chức Cà phê Thế giới.

C/O ưu đãi: Cấp cho hàng hóa xuất khẩu nhằm mục đích hưởng ưu đãi thuế quan theo các FTA hoặc Chương trình ưu đãi đơn phương.

• C/O mẫu A (Form A): Áp dụng trong Chương trình Ưu đãi Thuế quan Phổ cập (GSP) của các nước phát triển dành cho các nước đang phát triển.
• C/O mẫu D (Form D): Thực hiện Hiệp định ATIGA viết tắt của ASEAN Trade in Goods Agreement, giữa các nước thành viên ASEAN.
• C/O mẫu E (Form E): Thực hiện Hiệp định ACFTA (ASEAN – Trung Quốc).
• C/O mẫu AK (Form AK): Thực hiện Hiệp định AKFTA (ASEAN – Hàn Quốc).
• C/O mẫu S (Form S): Áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu sang Lào và Campuchia.
• C/O mẫu VJ, AJ, VK, RCEP, EUR.1,….: Các mẫu C/O mới theo các FTA song phương và đa phương như VJEPA, EVFTA, RCEP đều là C/O ưu đãi, cho phép hàng hóa hưởng mức thuế suất thấp hơn, tạo động lực lớn cho thương mại.

4.2. Phân loại theo hình thức cấp

C/O cấp trực tiếp: Cấp bởi nước xuất xứ, đồng thời là nước xuất khẩu.

C/O giáp lưng (Back to Back C/O): Cấp gián tiếp bởi nước xuất khẩu, nhưng hàng hóa không có xuất xứ tại nước đó. Nước xuất khẩu sẽ cấp C/O giáp lưng trên cơ sở C/O gốc của nước xuất xứ, thường áp dụng trong các chuỗi trung chuyển hoặc mua bán qua nước thứ ba.

5. Điều kiện để hàng hóa được cấp C/O

Hàng hóa muốn được cấp C/O phải tuân thủ nghiêm ngặt Quy tắc Xuất xứ (ROO) được quy định trong từng Hiệp định Thương mại. Các tiêu chí cốt lõi bao gồm:

5.1. Xuất xứ thuần túy (WO)

Tiêu chí này áp dụng cho các sản phẩm sơ cấp, được khai thác hoặc sản xuất hoàn toàn tại một quốc gia, không sử dụng bất kỳ nguyên liệu nhập khẩu nào. Khi áp dụng tiêu chí này, C/O sẽ được cấp mà không cần tính toán giá trị gia tăng.

Ví dụ: Khoáng sản khai thác, nông sản thu hoạch, động vật sống được sinh ra và nuôi dưỡng, sản phẩm đánh bắt từ biển.

5.2. Xuất xứ không thuần túy

Áp dụng cho hàng hóa được sản xuất từ nguyên liệu có xuất xứ từ nhiều quốc gia. Để được công nhận xuất xứ, hàng hóa phải trải qua quá trình gia công, chế biến đáng kể, đáp ứng một trong ba tiêu chí sau:

Tiêu chí hàm lượng giá trị khu vực (RVC): Sản phẩm phải có một tỷ lệ giá trị gia tăng được tạo ra tại quốc gia hoặc khu vực xuất khẩu đạt ngưỡng tối thiểu theo quy định của hiệp định, ví dụ: RVC 40% hoặc RVC 35%.

• Cách tính: Thường dựa trên công thức giá trị nguyên liệu không có xuất xứ hoặc dựa trên giá trị FOB.

Tiêu chí chuyển đổi mã số HS (CTC): Nguyên liệu không có xuất xứ được sử dụng để sản xuất ra thành phẩm phải có mã số HS khác biệt so với mã số HS của thành phẩm ở cấp độ 2, 4 hoặc 6 số.

• CTH: Thay đổi mã HS ở cấp độ 4 số.
• CCT: Thay đổi mã HS ở cấp độ 2 số.

Tiêu chí quy trình gia công chế biến cụ thể (SP): Áp dụng cho một số ngành đặc thù như dệt may, hóa chất. Sản phẩm phải trải qua một quy trình sản xuất được quy định cụ thể. Ví dụ: Nhuộm, in, cắt, may đối với dệt may để được coi là có xuất xứ.

5.3. Quy tắc vận chuyển trực tiếp

Đây là điều kiện bắt buộc đi kèm, yêu cầu hàng hóa phải được vận chuyển trực tiếp từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu. Tuy nhiên, hàng hóa được phép quá cảnh qua một hay nhiều nước trung gian nếu đáp ứng các điều kiện:

• Việc quá cảnh là cần thiết vì lý do địa lý hoặc vận tải.
• Hàng hóa không được tham gia vào bất kỳ hoạt động giao dịch hoặc gia công nào, chỉ được thực hiện các hoạt động như bốc, dỡ, lưu kho hoặc kiểm tra.

6. Cơ quan hay tổ chức nào được phép cấp quyền phát hành C/O

Tại Việt Nam, thẩm quyền cấp C/O được quy định rõ ràng, đảm bảo tính pháp lý và sự thống nhất trong quản lý:

• Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): Đây là tổ chức cấp C/O có thẩm quyền rộng, cấp đa dạng các mẫu C/O ưu đãi và không ưu đãi.
• Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu thuộc Bộ Công Thương: Các chi nhánh hoặc phòng quản lý xuất nhập khẩu tại các tỉnh, thành phố được Bộ Công Thương ủy quyền cấp C/O, đặc biệt là các mẫu C/O ưu đãi theo các FTA.

Cả VCCI và các phòng quản lý xuất nhập khẩu đều hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam và các điều khoản trong Hiệp định Thương mại, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của chứng từ.

7. Trình tự các bước xin cấp C/O

Quy trình xin cấp C/O tại Việt Nam được thực hiện theo các bước chuẩn hóa, ngày càng được số hóa để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp.

Bước 1: Khai báo hồ sơ thương nhân và đăng ký hệ thống

Đối với doanh nghiệp lần đầu xin cấp C/O, bước đầu tiên là phải khai báo và nộp đầy đủ bộ hồ sơ thương nhân tại cơ quan cấp C/O, VCCI hoặc Phòng Quản lý XNK.

• Tài liệu cần nộp: Giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký mã số thuế.
• Mục đích: Thiết lập hồ sơ pháp lý, xác nhận năng lực và tính hợp pháp của doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O chi tiết

Sau khi hoàn tất hồ sơ thương nhân, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị Bộ Hồ sơ xin cấp C/O cho từng lô hàng cụ thể. Hồ sơ này bao gồm:

• Đơn xin cấp C/O: Khai báo đầy đủ các ô trên đơn, có dấu và chữ ký của người có thẩm quyền.
• Mẫu C/O đã điền: Bản chính và ít nhất hai bản sao (thường được đánh máy bằng tiếng Anh).
• Hóa đơn thương mại: Bản gốc do doanh nghiệp phát hành.
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương: Bản sao có dấu sao y bản chính, xác nhận thông tin về tuyến đường vận chuyển, cảng đi và cảng đến.
• Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu: Bản sao đã hoàn thành thủ tục hải quan. Trong trường hợp hàng đang làm thủ tục, doanh nghiệp có thể nộp sau theo quy định.

Bước 3: Chứng minh xuất xứ và quy trình Sản xuất

Đây là phần quan trọng nhất, đặc biệt đối với hàng hóa gia công, chế biến. Doanh nghiệp cần nộp:

• Bảng giải trình Quy trình sản xuất: Chi tiết các bước sản xuất, từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng.
• Chứng từ nguyên phụ liệu đầu vào:
  • Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu nếu nguyên phụ liệu nhập khẩu.
  • Hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước nếu mua trong nước.
• Bảng tính hàm lượng giá trị khu vực (RVC) hoặc bảng kê khai nguyên liệu: Chứng minh hàng hóa đạt tiêu chí xuất xứ (WO, CTC, RVC) theo quy tắc của Hiệp định.

Bước 4: Nộp hồ sơ và kiểm tra

Doanh nghiệp nộp hồ sơ vật lý hoặc khai báo điện tử thông qua các hệ thống của cơ quan cấp. Cán bộ C/O sẽ tiến hành kiểm tra:

• Tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ trong hồ sơ.
• Tính nhất quán của thông tin giữa C/O, hóa đơn, vận đơn và tờ khai hải quan.
• Sự tuân thủ của hàng hóa với các Quy tắc xuất xứ đã công bố.

Bước 5: Cấp C/O và lưu trữ

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ký duyệt, đóng dấu và cấp C/O. Doanh nghiệp nhận bản gốc C/O để gửi cho người nhập khẩu, đồng thời lưu trữ bản sao và toàn bộ hồ sơ gốc để phục vụ công tác hậu kiểm.

8. Những sai sót khiến doanh nghiệp bị từ chối cấp C/O

Quy trình xin cấp C/O đòi hỏi tính chính xác cao. Dưới đây là những sai sót phổ biến nhất khiến hồ sơ của doanh nghiệp bị từ chối hoặc bị hải quan nước nhập khẩu bác bỏ:

8.1. Sai sót về tính nhất quán của chứng từ

• Không khớp thông tin: Thông tin về người nhập khẩu, tên hàng, số lượng, trọng lượng, số hóa đơn trên C/O không trùng khớp với các chứng từ khác như Invoice, B/L, tờ khai hải quan.
• Sai mã HS: Mã HS khai báo không đúng với mã HS thực tế của hàng hóa hoặc không khớp với mã trên tờ khai.
• Sai lầm về vận chuyển: Tuyến đường vận chuyển ghi trên C/O không phù hợp với vận đơn, vi phạm nguyên tắc vận chuyển trực tiếp.

8.2. Sai sót trong việc chứng minh quy tắc xuất xứ

• Tính toán RVC sai: Doanh nghiệp tính sai hàm lượng giá trị khu vực, dẫn đến kết quả RVC không đạt ngưỡng tối thiểu theo quy định của Hiệp định.
• Thiếu chứng từ đầu vào: Không cung cấp đủ hóa đơn, tờ khai nhập khẩu hoặc bảng kê khai mua bán nguyên liệu trong nước, khiến cơ quan cấp C/O không có cơ sở để xác định nguồn gốc nguyên liệu và tính toán RVC.
• Không đáp ứng tiêu chí: Khai báo tiêu chí WO nhưng thực tế có sử dụng nguyên liệu nhập khẩu.

8.3. Sai sót trong thủ tục hành chính

• Cấp C/O chậm trễ: Nộp hồ sơ xin cấp sau một thời hạn quá lâu kể từ ngày xuất khẩu hàng hóa, thường là sau 3 ngày làm việc kể từ ngày tàu chạy.
• Hồ sơ Thương nhân không cập nhật: Thay đổi địa chỉ, tên công ty nhưng chưa cập nhật lại với cơ quan cấp.
• Chứng từ không được sao y bản chính hợp lệ: Thiếu dấu xác nhận sao y bản chính của doanh nghiệp hoặc chữ ký không hợp lệ.

8.4. Sai sót khác

• Khai thiếu thông tin: Bỏ trống các ô bắt buộc trên mẫu.
• Sử dụng C/O sai mẫu: Ví dụ, sử dụng C/O mẫu D để xin ưu đãi thuế quan cho thị trường Hàn Quốc thay vì C/O mẫu AK hoặc VK.

Việc nắm vững quy trình, hiểu rõ các loại C/O và tuân thủ nghiêm ngặt Quy tắc Xuất xứ là chìa khóa để doanh nghiệp xuất khẩu tận dụng tối đa lợi thế thuế quan từ các FTA, giảm thiểu rủi ro bị hải quan nước nhập khẩu bác bỏ chứng từ, từ đó tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường toàn cầu. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các quy định mới và hợp tác chặt chẽ với các cơ quan cấp C/O để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ.

Xem thêm bài viết khác:

• Tổng hợp các thuật ngữ phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu
• Xuất nhập khẩu là gì? Tổng quan về ngành xuất nhập khẩu